第12章 在字里行间呈现金字塔
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做到条理清晰需要经过两个步骤：首先决定要说明的思想或要证明的论点，然后用文字表现。构建金字塔结构，并重新检查各组的思想观点之后，你就确切知道了自己想要说明的思想或论点，以及说明思想、论点的顺序。所有这些工作都是为了用文字把它们呈现出来。
从理论上说，这应该是比较容易完成的任务。即使是普通的商务公文的作者，也能把自己的金字塔论点转换成一系列简洁优雅的语句和段落，清楚生动地传达信息并抓住读者的兴趣。但事实并非如此。目前文章中的语句普遍太长，还使用大量专业术语，导致段落晦涩难懂，内容乏味透顶。请看下面的例子：
可能进行改进的一个主要领域，是提高现场销售人员配置（和组织）的成本效益，以便在商店和间接的层次上，反映由交易环境变化导致的重新定义销售任务的需要。
可以从集团提交的可供选择的初始计划中进行预先计划好的调整，并采用应变计划和按优先顺序排列的，对特殊方案及其他可支配支出进行调整的指导原则的大纲。
当前对现金流进行准确分析的需求，向现有系统提出了很高标准；现有系统还无法满足有关准确性的苛刻要求。可以结合预测时尚
未充分考虑的信息进行改进。
这些段落都是一些头脑灵活、能言善辩、具有很强解决问题能力的人写的。口头上，他们当中的任何一人都能清楚无误地解释自己的思想观点。但是写作时，他们似乎认为，内容越枯燥，术语越专业，就越能获得尊重。
其实这是谬论。好的思想观点不应该用不好的文章来装扮。一部技术专著也可以是一部文艺作品，威廉·詹姆斯、弗洛伊德、怀特黑德、卢梭和布洛诺夫斯基等人已经证明了这一点。当然，针对专业人士的技术交流必须使用技术性语言。但是堆砌行话、晦涩难懂的文体，很大程度上只是一种时尚，而不是一种必需。
文章不仅应该做到能清楚地表达你的思想观点，而且能让读者在接受你的观点的过程中感到愉悦。当然，任何一本关于写作的书都会这么建议，如果真是这么容易，每个人都会去做。尽管做起来不容易，但有一种方法能提供帮助，就是主观臆想那些当初用来得出思想观点的图像（画脑图，或称思维导图）。
我们是通过图像而不是文字来进行理性思维的，因为这样效率更高。图像能把大量的事实综合成简单抽象的概念。鉴于一个人不能同时思考7个或8个以上的问题，用这种方法把整个世界浓缩就能带来极大的方便，否则只能在一些低层次的事实基础上作出决策。
把7个或8个这样的抽象概念放在一起，虽然面临的是大量繁杂的细节，但在思想上却能应付自如。从下面的例子中不难看出，通过图像比通过文字，能更快地掌握3条横杠之间的相互关系，如图 12 -1所示：
图12-1 图像更易于理解
遣词造句要做到条理清晰，必须从“看见”你要说的内容开始。有了图像后，只需简单地把它复制成文字。读者反过来也能从你的文字中重新在大脑中画图像，这样不仅理解了你的思想，而且过程本身也是一种享受。
下面我将说明这种方法。首先向大家展示在读一篇好文章时，图像是如何自然而然地出现的，然后给出提示，如何从写得不好的文章中找出潜藏的图像，以便对其进行修改。
画脑图（在大脑中画图像）
下面是梭罗的《瓦尔登湖》中的一段。阅读时，尽量记住头脑中发生的一切：
1845年3月底时，我借了一把斧子，走进瓦尔登湖畔的森林中准备盖房子的地方，开始砍伐一些如箭矢一般高耸入云的小白松，用来做我的木料……我的工作地点在一个令人愉悦的山坡，透过坡上茂密的松林，能看见湖水，还有林中的一小块开阔地，小松树和山核桃树郁郁葱葱。湖水凝结成的冰面虽然开了几个窟窿，但还没有完全融化，全被染成了黑色，而且往外渗着水。
在理解每个字词的时候，你的头脑中应该逐步描绘出一幅思想图画。当你理解一个又一个的短语和句子时，图画的细节变得更加丰富。你所描绘的图像不是摄影意义上的图像，而是作者所说的“记忆图像”，随着文章的进展而逐渐清晰起来。
如果你阅读上文的过程和我一样，首先看到的应该是1845年3月，也许你会有种感觉，好像回到了过去某个灰暗的日子。然后你看见一个人从另一个人那里借了把斧子，你看见他走向森林，手里拿着斧子。这时树变成了白松，你看见梭罗正在砍伐。下一句是对山坡的介绍，突然间，山上都是树。你看见梭罗站起身来，远眺湖水、开阔地和湖里结的冰。
你的体验也许和我的完全一样，也许不太一样。重要的是，你在一边阅读一边构思段落。记忆图像是这一构思活动的结果，是对所提供信息的总结。作为理解过程的一部分，在大脑中画图像，能帮助你记住读过的东西。
如果你把书放下，回忆阅读过的内容，很可能会发现自己无法一字不差地复述。但如果你回忆通过看书读到的图像，复述几乎会和原来的一模一样。
有关记忆的研究已经证明图像能帮助增加记忆，但同时也表明，忘记和添加哪些细节取决于人们的感情偏好。尽管如此，记忆图像确实能在阅读过程中，帮助你逐字逐句记忆段落和从中提取的信息。
为了理解和记忆，每次阅读时必须在大脑中画图像。如果遇到一些难以想象的段落，而且提出的思想观点非常抽象，可以用骨架结构代替图像来说明。但是无论如何，必须把段落想象成某种形式，读者也必须能“看见”所说的内容，否则不能认为读者已经理解了该段落。
为了具体说明，下面给出一段讨论国际重建与发展银行是否应该从固定贷款利率改为浮动贷款利率的文章：
如果贷款利率差带来的折价风险太高，银行的收入可以在以后的一段时期里通过调低贷款利率整体回流到借款人手中。因此，只有当银行近乎永久地通过系统性高估风险来赚取“超额”收入时，固定贷款利率才会整体给借款人带来额外的费用。目前看来，这种可能性不大。
尽管文中讨论的概念相当抽象，但是“利差”、“超额”和“调低”等字眼使你能清楚地想象其中的关系。如果画成图的话，只需4条线和两个箭头，如图 12 -2所示（我加上了文字，你自己没有必要这么做）：
图12-2 用图像说明抽象概念
骨架图需要特别加以说明。当不需要完整详细的像照片一样的再现，而只需要所讨论关系的大致结构时，可以使用骨架图。通常包括一种或几种几何图形（如圆形、直线、椭圆形、长方形等），以程式化或草图的形式编排，再加上箭头之类的东西表明方向和相互关系。
这看起来也许有些孩子气，但自爱因斯坦以后，历史上所有伟大的“视觉思想家”都强调了在大脑中画图像所具有的模糊性、朦胧性和抽象性。
把图像复制成文字r />
使用以上在大脑中画图像的基本方法，能对文章的改写带来很大的帮助。还是用本章开头例子中的第一段来说明。由于阅读时文字的谋篇布局不能在头脑中产生图像，你的思想寻找不到任何可以掌握在手的具体东西。我们再看一遍第一句的前半部分：
可能进行改进的一个主要领域，是提高现场销售人员配置（和组织）的成本效益。
等你看到现场销售人员的时候，其他部分已经从你的头脑中消失了。可是句子还没有完：
以便在商店和间接的层次上，反映由交易环境变化导致的重新定义销售任务的需要。
那么，我们必须掌握的比较具体的名词有哪些呢？可能有销售人员、商店和变化了的交易环境。如何通过图画来表现它们之间的相互关系呢，如图 12-3所示：
图12-3 用图像表示销售人员、商店和新环境
上图似乎说明要讨论的主要是销售人员和商店的关系。也许作者的意思是说：
我们必须重新部署销售人员以适应新的交易环境。
可以看出，这一方法的诀窍是找出名词以及它们之间的关系，同时把它们看成视觉图像。现在我们把这一技巧运用在本章开头的两段例子上：
可以从集团提交的可供选择的初始计划中，进行预先计划好的调整，并采用应变计划和按优先顺序排列的，对特殊方案及其他可支配费用进行调整的指导原则的大纲。
同样，名词似乎应该是“预先计划好的调整”，“可供选择的初始计划”和“应变计划和按优先顺序排列指导原则大纲”（不管它的意思是什么）。作者准备怎样把它们联系在一起呢，如图12-4所示：
图12-4 用图像表示3个名词的联系
显然作者想从读者得到的是某种应变计划。他希望表达的信息可能是：
如果计划需要作调整，应该列出需要削减活动的大致顺序。
再看另一段：
当前对现金流进行准确分析的需求，向现有系统提出了特殊的要求；现有系统还无法满足有关准确性的苛刻要求。可以结合预测时尚未充分考虑的信息对其进行改进。
当然，我们一眼就能看出，现有的系统还无法满足有关准确性的苛刻要求。但还是可以运用我们的方法。名词应该是“不准确的现金流量分析”、“系统”、“改进”和“信息”。它们之间的可能关系如图12-5所示：
图12-5 4个名词之间的关系
显然，从上面图像中获得的关键结论是：输入正确的信息会产生准确的分析。或许可以这么表述：
如果输入某种信息，系统能得出准确的现金流分析。
（因未见到作者，我们很难判断“预测时尚未充分考虑的信息”的含义。）
总之，做到条理清晰的有效方法就是，强迫自己想象各种思想观点之间的内在关系。头脑里有了清晰的图像后，就能立刻把它转换成清楚的句子，读者也能马上理解和吸收，并在记忆中以图像的形式储存知识。
以图像形式储存知识非常重要，因为阅读是一个逐字逐句进行的过程，而且我们的头脑只能容纳有限的词汇。通过从文字恢复图像的方法，读者不仅能大量传递知识，使头脑更加有效地处理，而且能用清晰的图像传递信息，
便于回忆。威廉·明托教授，生活在一个更安逸的年代。下面引用他的一段话：
写作时，你好像一位司令官，指挥着千军万马，排队通过一个每次只能通过一个人的狭隘关口；而你的读者则在另一边迎接，将部队进行重新编队和重新组织。无论主题多么大或多么复杂，你只能以这种方式表达。
最终你会发现，这就是我们在顺序和编排上对读者应尽的义务，以及为什么修辞学者们除了强调措辞得体和别出心裁外，还把顺序和编排当做对那些给予自己厚爱的人的应尽职责。
朋友们，按他说的话做吧！
提示
文章要让读者在阅读时感到愉悦。简单的方法就是：主观臆想那些当初用来得出思想（观点、论点、措施）的图像。
附录
附录1 在无结构情况下解决问题的方法
第8章“界定问题”把解决问题描绘为一个不断进行逻辑分析的过程，目的是发现并展示导致非期望结果的内在结构。我们的结论是，如果问题是我们不喜欢该结构造成的结果，问题的解决方案就在于对该结构进行调整。
但是存在另一种情况，问题不是我们不喜欢该结果，而是无法解释它。无法解释的原因有3个：
结构根本不存在——比如当你想发明一件新东西，如电话或水底隧道时。
结构是无形的——比如存在于大脑或DNA中，你只能分析其结果。
结构不能解释结果——如亚里士多德对力的定义不能解释炮弹的运动轨迹，或者不管你怎么防护，工具都会神秘地生锈。
在解决问题的时候，你有可能会遇到以上无结构的情况。尽管需要比我们前面讨论的更高层次的视觉思维方法，但是使用的推理过程是很相似的。
这种方法只不过是外展推理的一种形式。“外展”（abduction）这个词是由查尔斯·桑德斯·皮尔斯于1890年创造的，用来描述解决问题的方法。之所以叫外展推理，是为了强调它与演绎推理及归纳推理在解决问题思维方面的相似性。下面我将解释外展推理的两种形式之间的区别，并介绍如何使用第二种形式。
分析性外展推理
皮尔斯认为，在任何推理过程中，都要涉及以下3个实体：
1．规则（关于世界组成方式的看法）
2．情况（世界上存在的已知事实）
3．结果（如果把规则用于该情况，预期将发生的事情）
何时采取何种推理方法，取决于推理过程的起点和已知的其他事实。下面是3种推理方法的区别：
演绎推理
规则 如果价格定得太高，销售将下降 如果A则 B
情况 价格定得太高 A
结果 所以销售将下降 必然 B
归纳推理
情况 提高价格 A
结果 销售下降 B
规则 销售下降的原因可能是价格太高如果A很可能 B
外展推理
结果 销售下降 B
规则 销售下降通常由于价格太高如果A那么 B
情况 检查价格是否确实太高可能 A
我们一直在说，分析解决问题的方法包括关注现状（非期望结果），通过了解背景，寻找非期望结果（现状）产生的原因（规则），并检验是否已经找到（情况）。这和上面的外展推理过程有异曲同工之妙。
尽管外展推理有别于归纳和演绎，有必要注意之间的区别，但三者之间有紧密的联系。因此，遇到解决复杂问题的情况，可能会交替使用以上3种推理形式。使用何种形式和得到何种结果，取决于推理过程的起点，如图附录 1 -1所示。
图 附录1-1 推理过程的起点决定使用的思维形式
科学性外展推理
第8章讨论的分析解决问题方法和这里讨论的创造性或科学性解决问题方法的主要区别，是我们知道导致结果的结构而科学家不知道，即我们有了两个基本要素，并能由此推理出第三个要素，而他必须创造第二个要素，才能推理出第三个要素。
在推理第三个要素的过程中，科学家一般采用以下传统的科学方法：
假设一个能解释结果的结构。
设计一项能证实或排除假设的实验。
进行实验以得出明确的是或否的答案。
循环进行这一流程，作分支假设或后续假设，以界定其他可能性，如此循环往复。
科学方法的特点是构造假设和设计实验。两项活动都要求高水平的进行视觉思维的能力。
提出假设
科学的假设不是凭空得来的，而是通过仔细研究产生问题背景的构成要素后直接提出的。举个例子，如果你的问题是想要找到一种让人们不用喊叫也能长距离沟通的方法，那么你会想到改变声音或增加听力的各种具体方法，你的假设将呈现你设想的各种可能性。
遗憾的是，如何设想可能性并没有什么诀窍。它通常需要天资，让你能发现所了解问题和所了解世界之间的相似之处。贝尔发明电话就是最好的例证：
让我吃惊的是，与操纵它们的细薄耳膜相比，人类的耳骨其实非常粗大。于是产生一种想法，如果这么纤细的耳膜都能振动这么粗大的耳骨，为什么一片更粗更厚的薄膜不能振动一块铁片呢？
人类目前所掌握的知识只是冰山一角，比如说没有人知道为什么猿类似人而不是其他东西。因此，要想彻底了解问题产生的背景，作出所有有关假设并重新检验几乎是不可能的。但我们确实从描写过该方法的人那里知道，他们最后得到的真知灼见总是以视觉图像的形式出现。
设计实验
提出假设后，下一步就是设计肯定或否定假设的实验。这时同样需要进行视觉思维：“如果该结构是有效的，接下来什么事情必然发生呢？我要设计实验来证明它确实会发生。”用外展推理的方法表述就是：
结果 我观察到非期望事实A。
规则 A的发生可能因为B。
情况 如果B，那么C必然发生。检查接下来是否发生了C。
通过伽利略和炮弹的故事，我们可以更清楚了解这种方法：
结果 亚里士多德认为力量产生速度。由此可以得出，当力量停止作用于物体时，物体将停止运动。但是大炮发射炮弹时，即使力量已经停止作用，炮弹仍然继续运动。就其与运动的关系而言，亚里士多德关于力量的概念一定是错误的。
规则 我只要扔下手中的球，就能观察到运动与力量之间的关系。与此同时，我注意到背景包括3个构成要素：
球的重量
球下落的距离
球下落的时间
可以提出3种不同的假设：
1.力量与其作用物体的重量成正比
2.力量与其作用时物体通过的距离成正比
3.力量与其作用的时间成正比
情况 如果假设3是对的，那么通过的距离将与时间的平方成正比。这就意味着如果物体在单位时间内通过单位距离，那么它在2个单位时间内将通过4个单位距离，在3个单位时间内将通过9个单位距离，依此类推。从斜面的一侧往下滚球，以便有足够的时间测量在不同单位时间内通过的距离，并由此判定距离和时间的关系是否就是我的假设所提出的关系。
新规则 结果完全一样。因此力量导致了速度的变化。
设计实验的诀窍在于，通过实验得到的一定是明确的“是”或“不是”的答案。改变背景中的某一个条件，还不足以使你“看清楚发生了什么”，而实验的结果让你明确地肯定或者否定所作的假设。
过去80年来，人类在自然科学领域取得的最伟大进步都严格遵守了这一要求。引用达尔文的一句话：
所有的观察结果，如果要起作用的话，必须支持或反对某一观点。奇怪的是，竟然有人看不到这一点。
作为讨论的结束，下面对比外展推理的两种形式，如表附录1-1所示：
表 附录1-1 分析性和科学性解决问题方法采用相同的模式
可以看出，两者有着相同的模式。这种模式的巨大价值在于能帮助你迅速找到思考和解决问题的突破口，以严谨的方式推动你的思维前进，尽量减少中间步骤，而且不会为一些不相关因素所羁绊或耽搁。
每一步都要求一个文字上能“看见”的最终结果；每一幅图像都指明以后进行分析的方向。当问题得到解决的时候，这些图像将成为指导你的讨论过程和斟酌字句的依据。
赫伯·西蒙说，解决问题只不过是通过对问题的表述使解决方案不言自明。我一直在努力使你了解最有效使用这种表述的方法。我们所有人的思维很可能比曾经尝试过的更有创造性和更有效。更清楚地了解各种方法，也许会鼓励我们作新的尝试。
附录2 序言结构范例
序言的写作是最重要的思维过程。一旦熟悉了这一过程，你会发现很多序言都采用同样的形式，通常回答下面前3个问题中的一个，有时也回答第四个问题：
1．我们应该做什么？
2．我们是否应该按计划做？
3．我们应该如何做？
4．它发生的原因是什么？
<br />表附录2 -1展示的是每个问题项下最常见的结构。你可能希望看到这些结构实际扩展成文章时的模样。我列出了第8章“界定问题”中列举的一些序言的全文。
在这些文章之后，我将详细解释使用时容易造成混淆的两种序言结构（项目建议书正文的写作和应对备选方案），还将解释改变流程的方法。
表 附录2-1 大多数序言回答上面4个问题中的一个
序言的常见形式
我们应该做什么
S&S公司
背景（S）= 现在使用A方法销售产品。
冲突（C）= 希望更高的增长率，面临其他问题，担心X方法不能继续发挥作用。
疑问（Q）= 如何改变？
S&S公司目前在3个相互独立的市场销售3种产品：薄膜、分析测试仪和普通滤纸。公司雇用了少量销售人员针对分子生物市场，还与一些经销商合作（占销售额的23%）。它在NC膜销售方面的出色业绩，部分归功于销售人员的高素质。相比之下，在非分子生物产品/市场方面就做得不是那么好。
预计分子生物市场对NC膜的需求将在3年内翻一番，其他市场也将迅速增长。S&S公司担心现有的少量销售人员无法应付薄膜市场的增长，更不要说从其他市场攫取份额。你不想增加经销商，因为必须支付高达30%的佣金。你也注意到，经销商已经开始针对分子生物市场销售一种人造NC产品与你竞争。
（S&S公司应如何保护其分子生物/薄膜市场，同时在其他市场获得最大利润并保持增长？）我们认为S&S公司应采取在每个市场建立单独分销渠道的方法。
我们是否应该做我们想做的事
衍射物理公司
背景（S）= 也许存在问题。
冲突（C）= 如果存在问题，必须改变。
疑问（Q）= 是否必须改变？
作为 IBM公司EPOS系统的扫描仪供应商，衍射物理公司在欧洲扫描仪市场占据着最大的份额。由于公司产品技术含量高，所以价格也相对较高。
但是，NCR/ICL公司开始以低得多的价格向市场供应分别定价的扫描仪。如果这种做法成为今后发展的必然趋势，可能导致所有OEM厂商退出市场，以及价格的大幅下降。
我们作了市场调查，以决定公司地位受威胁的程度，以及有无必要进行直销。
我们的结论是，衍射物理公司应开始大力推行分别定价，以顺应行业的长期发展趋势。
我们应该如何做我们想做的事
圣塞巴斯蒂亚诺市
背景（S）= 存在问题。
冲突（C）= 知道解决方案，但很难实施。
疑问（Q）= 如何实施该方案？
圣塞巴斯蒂亚诺市的担心是，由于南得克萨斯地区的经济恢复缓慢、国防部削减预算带来的负面影响，以及其他限制就业增加的因素，而无法为日益增加的劳动力创造就业机会。市政府意识到有必要促进经济发展以避免高失业率。
尽管市政府有不少有利条件和竞争优势，但是基础设施上的很多不足难以吸引企业搬到该市。你要求我们分析现状，决定市政府应该采取何种措施克服困难和促进经济发展。
我们认为，市政府应该从改进当地基础设施入手。
我们存在问题吗
阿尼尔斯基航空公司
背景（S）= 变化正在发生。
冲突（C）= 希望减轻可能带来的负面影响。
疑问（Q）= 负面影响是什么？
欧洲已经开始取消对运输体制的管制。相应地，大大放宽了针对外国公司的准入限制，废除保护国有铁路和航空公司免于竞争的规定，减少对运输单据的要求，简化边境检查手续，在某些情况下甚至取消检查。但是，对取消管制的步伐和范围以及如何减轻其带来的影响一直存在着激烈争论。
（到底将带来什么影响？）我们认为，取消管制不会造成问题，相反将成为创造一个真正的共同市场的关键促进因素。
我们应该选择哪种方案
科尔法克斯超市
背景（S）= 计划做X。
冲突（C）= 有人建议Y可能更好。
疑问（Q）= 选哪个？
科尔法克斯超市新采用的以销售为基础的补充存货系统 （SABRE）最初是按中央控制系统设计的。但是，考虑到所有的数据录入和系统的大部分使用都在分店这一级，就产生了一个问题，如果当初把该系统设计成以分店为基础，系统是否会更实用、更灵活、更具成本效益？为此，你设立了一个委员会来决定哪种结构更适合科尔法克斯。
我们完成了分析工作，得出的结论是：以分店为基础的系统比中央控制系统能更好地为超市服务。
解决方案行不通，我们应该做什么
杰克逊食品公司
背景（S）= 过去存在问题，实施了解决方案。
冲突（C）= 解决方案行不通。
疑问（Q）= 我们应该做什么？
杰克逊食品公司供应链每年的经营费用是1200万美元，占净销售收入的14%。高于其他竞争对手。不仅如此，整个系统的效率也极低。因此一直处于供不应求的局面，造成不能及时交货和未完成订单，还有大量的退货和借款。在PMG业务领域，不能完全满足订单将不可避免地导致市场份额下降。
杰克逊食品公司已采取措施改变交易条件，以增加单笔订单金额，减少在不同地点交货的次数。但这一行动并没有对供应链的费用或效率带来多大改变。而且，如果继续以高水平成本提供低水平服务，肯定将对公司的财务状况造成显著影响。
如果公司想现在和将来都保持良好的财务状况，必须把供应链看做竞争优势的来源，把改进成本和服务作为一项长期的努力，争取成为行业内效率最高的供应商。
序言的复杂形式
尽管所有序言的简单结构都是背景—冲突—疑问，但有些序言还是比其他的复杂。我选了两种最常见的复杂序言作进一步的解释：
• 提出解决问题的步骤，比如在咨询项目建议书和项目计划书中。
• 面对可供选择的解决方案。
提出解决问题的步骤
大多数商务公文是在其讨论的问题已经解决后才动笔的。但有一些文件是事先告诉读者，如何一步一步寻找解决问题方案的。咨询项目建议书和项目计划书就属于这一类。
两者都需要在序言中界定问题，一般都围绕分析的步骤进行构思，都向潜在客户（或有这方面需求的经理）阐述问题是什么及如何解决问题的思路。如果咨询项目建议书和项目计划书得到客户的认同，你会对问题的产生原因进行分析，然后写一份报告，提出你的结论和建议。
在写咨询项目建议书的时候，你通常还会起草一份合同，告诉客户购买的是什么，价格是多少，何时能完成，以及谁来具体实施等。为确保这些条款被列入文件，大多数咨询公司的咨询项目建议书都采用以下标准的标题格式：
序言
背景
目标和范围
问题
技术方法
工作计划和提交材料
效益
公司资质和相关经验
时间、人员和费用
围绕这些标题写作的缺点是，作者往往在每一标题项下用列表的方法提出自己的观点，表中的观点容易交叉重叠，导致思维的混乱。
例如，序言、背景以及目标和范围项下的内容应该论述“怎样界定问题”，而问题、技术方法以及工作计划和提交材料项下的内容则应该论述“怎样解决问题”。但我不清楚为什么还要单独把效益作为一节列出来，因为如果效益就是指解决客户的问题的话，我认为这是文章的首要目标，应该列在目标和范围项下。
因此，我向大家推荐我在第4章“序言的具体写法”中曾提到的一种文章结构，如图附录2-1所示。序言部分解释问题，正文部分则围绕分析方法进行构思。当然，正文部分也可以围绕客户为什么应该聘用你进行构思，如图附录2-2所示。（项目计划书通常围绕流程进行构思。）
图 附录2-1 围绕“步骤”构思咨询项目建议书
图 附录2-2 围绕“理由”构思咨询项目建议书
咨询建议书还应该包括咨询公司的资质以及有关时间、人员和费用的信息，但这些都在思想金字塔结构的考虑范围之外。
按照分析流程的步骤，还是按照雇用你的理由进行构思，通常取决于建议书的性质。如果是以前合作过的老客户，建议书只是确认这次的工作内容，我建议围绕分析流程的步骤构思。但如果存在其他咨询公司的竞争，最好围绕客户应该聘用你的理由构思，如图附录2-2所示。
两种构思方法的主要区别是，如果使用后一种方法，咨询建议书的开头段落应该采用和下面这个例子类似的写法：
我们很高兴能与您见面，并探讨贵公司向发展中国家销售软件的计划。
本文旨在提出我们的建议，以帮助您制订正确的营销战略。内容包括：
－我们对贵公司存在的市场机会的理解；
－为帮助您制定充分利用上述机会的战略，我们将采取的方法；
－我们过去完成类似任务的经验；
－我们的工作安排。
接下来的第一节应该详细地对问题进行解释，使用“背景—R1—R2”结构，并且一定要提及客户的决策者最关心的或已列入其议事日程的事情，因为他（她）将是决定挑选哪家咨询公司的关键人物。第二节应该说清楚将要使用的方法，而第三节则应该强调你在解决问题方面的专长或特长。
为了增加对以上方法的感性认识，图附录2 -3和图附录2 -4表现的是一家美国电话公司的界定问题和金字塔结构。这家公司希望向发展中国家销售软件。具体情况如下：
该公司多年来一直致力于开发自己的商业和管理软件。前些年开发的一些软件现在虽然已经过时，但发展中国家或第三世界国家可能有需求。因此，公司决定设立合资企业，开发独具特色的系列软件产品，销往具有吸引力的细分市场。
但是，公司从来没有向这些市场销售过，根本不知道什么是细分市场，更不用说哪些是具有吸引力的市场。因此，公司决定聘请一家咨询
公司，帮助判断哪些是对其软件产品有吸引力的市场。
以上事实可以用界定问题框架展开，如图附录2-3所示：
图 附录2-3 界定美国电话公司的问题
然后，从左往右读，可以把它们转化成下面的金字塔结构，如图附录2 -4所示。
涉及多个可选方案的序言
图附录2-1第一个问题项下的第三种结构讲述的是备选方案。本书第4章提到，严格地说一个问题并没有可供选择的解决方案。你所推荐的方案要么能使读者从现状（R1）到目标（R2），要么不能。从这个意义上说，并不存在备选方案。只不过当你不能清楚地描述R2时，你无法判断自己是否已经找到解决方案，所谓的备选方案就是在这种情况下出现的。
当R2只能模糊地描述时，人们往往任选3个或4个行动方案，比较它们之间的优劣或对错。备选方案之间的相互比较意义不大，真正重要的是它们如何与R2比较。但是由于没有明确的R2，人们所做的其实是在想方设法地界定它应该是什么。
图 附录2-4 美国电话公司咨询项目的金字塔结构
所以最好一开始就界定R2。（事实上，解决问题的第一步通常就是界定R2）。当然也可以在最后才确定R2，但是这很不容易，尤其是要对每一种备选方案的优点和缺点进行平衡。大多数人都觉得必须在文章中列出所有的优点和缺点，而不愿意去总结分组观点，把它们综合成金字塔结构。
严格说来，只有当读者事先知道各种备选方案时，才在文章中对这些方案进行讨论。在这种情况下，他的问题是选哪个。否则，如果读者事先不知道这些备选方案，你就处于非常尴尬的境地。比如，你的关键句推理可能是：
• 解决这个问题有3种可能的方法：A、B、C
方法A不好，因为……
方法B不好，因为……
因此，采用方法C。
事实上，采用C方法的理由并不是因为A和B不好，而是因为C能解决问题，根本没有必要提及A和B。你也许会说，是读者要求我告诉他怎样解决问题以及有哪些解决方案的。读者之所以会提出这种要求，是因为他的问题没有被清晰地界定，即R2是模糊不清的。
在这种情况下，读者真正想要的并不是所有可选的解决方案，而是可供选择的R2。在尽可能清楚地表达思想的前提下，可以围绕可供选择的R2构思文章。如果最终你发现没有一种解决方案，能同时满足读者期望的所有R2，就说明你的文章构思是正确的，比如：
• 做X，如果你期望稳定的收益。
• 做Y，如果你期望快速的增长。
• 做Z，如果你期望工人不罢工。
对应每一个明确描述的R2，都有一个明确的解决方案。这时，如果读者仍然坚持要备选解决方案，你有两个办法：要么在序言部分给出，但有可能文字上不好驾驭；要么干脆列在附录部分。如果把备选解决方案列在附录部分，有效的方法是用图表表示：把备选方案列在下面把评判标准列在上面，然后在符合标准的备选方案前画勾，在不符合标准的备选方案前画叉。
介绍流程的改进
大多数情况下，在你写一份改变某一流程的项目建议报告时，你的读者对流程和它存在的问题都已经很熟悉。因此，序言部分只需对这些问题作简单的描述，文章可以围绕这些改变进行构思：
背景（S）= 现在有X流程。
冲突（C）= 不起作用。
疑问（Q）= 如何改进？
我们在第4章“序言的具体写法”中知道，写这类序言的诀窍是，想象改变前和改变后流程中的每一个步骤，从而确定这些改变就是你想要的。还有其他两种情况，也需要通过这种前后对比分析，使所写的序言简明扼要：
• 读者对不满意的旧流程和期望的新流程都了解。他的问题是：怎样实施新流程或者是否应该实施新流程。
• 读者不了解流程是怎么工作的，更不知道问题所在。他的问题是：准备怎么改变以及为什么要改变。
在写这些序言的时候，对流程既不要笼统描述，也不要过分描述。下面将通过两个例子，来解释如何运用前后对比分析的方法，对写得不好的文章进行重新组织：
当读者对新、旧流程都了解
表附录2 -2中“DDT：文件数字化和远程传送系统”一文的阅读对象，是那些想知道现有流程能否以某种特定方式改变的人。序言的大致内容是：
背景（S）= 我们以前做过如何保存和传送文件的研究。研究院也对通过欧洲互联网/欧洲信息直接入网络（Euronet/DIANE）传送文件产生的问题进行了研究。你建议作更多的研究。
冲突（C）=我们正在考虑把文件转换成数字形式，进行电子传送所存在的技术、经济和管理上的问题。原因是技术的飞速发展使电子传送文件成为可能。
疑问（Q）= ？
回答（A）=就欧洲这个范围来说，在技术上是可行的，成本也是合理的。－我们设想在DIANE网络上建立一个叫DDT的系统；－市场对这样的系统还不能马上认可，需要一个示范项目；－还需要作进一步的技术研究；－必须解决重要的非技术性问题。
表 附录2