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时间管理理论的一个重要观念是：我们做事要有重点，分清重点之后就要集中精力和时间去处理那些“重要但不紧急”的工作，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然,同时可以让我们避免掉进“嗜急成瘾”的陷阱中，避免在事情变得紧急后才疲于应付。而成功者会花最多的时间做最重要的事，而不是最紧急的事。和成功者不同的是，我们一般人都是优先选择那些虽然紧急但不重要的事来做。因此，我们必须学会如何把重要的事情变得“紧急”。只有这样做，才能让我们的工作既有效率又有效益。哈佛时间管理大师艾·维利也曾预见了紧急事件和重要事件撞车时的处理办法。这个时候，你需要留出几个小时的时间，思考紧急和重要哪个优先，这些建议可以帮你确定事情优先顺序的问题。把你的回答记下来，但不要写得很详细。每个问题只用一两句简单的话回答即可。
(1)我需要做什么?
(2)什么能给我带来最高回报？
(3)什么能给我最大满足感?
对这三个问题作出回答之后，用打字机打印出来，贴在工作区适当地方，以提醒自己有效利用时间。当紧急事件和重要事件撞在一起时，你应该能从这三个问题中获得答案，而且，你做出的选择也是发自内心的，属于为自己负责的决定。艾·维利指出，事实证明，先做什么事情并不是一定的，这取决于紧急事件紧急的程度和重要事件在自己心目中的分量。如果这件事你不做，你就将丢掉饭碗，而另一件事只是你晋升之前必须完成的任务，那么很明显，你必须先保住饭碗，才能有以后获得晋升的机会。
紧急和重要事件的排序办法之一就是弄清楚做什么事有什么好处，然后行动起来。最佳办法是从你的目标与理想的角度分析这个工作，如果你有个重大目标，那你就比较容易拿出干劲去完成有助于你达到目标的工作。
哈佛商训
用时间来赚取财富首先要让时间效率化，而紧急事件和重要事件都需要投入大把时间和精力。先做紧急的事情好还是重要的事情好并不是绝对的，记住，重要的事情是需要多花时间来应付和完成的。
建立活动日志，提高工作效率
时间就是生命，善用时间就是善用自己的生命。许多人很难使自己每一天都朝着正确的方向前进。有些人的问题是猾性不高，有些人的问题是对自己要求不严，另外一些人的问题仅仅是一种积习，这种积习使他们躺下而不是向前行。还有一些人甚至对于哪些事情应该是自己做的，这些事情又应该什么时候做都不清常
如果你能将自己要完成的目标的具体内容写出来，那么你就能了解到目标的全貌，以及眼前的工作哪些是重要的、紧急的。很多公司会将从事的工作内容明确地写在纸上，称之为“活动日志”。你也可以借鉴过来，只要是自己该做的事，如果事先都能写出一份与工作报表相似的“清单”，这对于你实现目标将产生各种预想不到的好处。依据这个“活动日志”，你可以清楚地了解该给自己安排什么，或者你要求的是取得什么样的成效等。在很多情况下，你每天到底该做些什么事只有你自己最清楚，不要在那些不重要的事情上浪费时间。
彼得·德鲁克说：“长期的计划不包括未来的决定，而是包括现阶段你对未来所下的决心。”事先做好工作清单的准备工作，不仅能帮助你认清必须完成的工作，也可用以检查必须完成的工作是否有拖延现象。更重要的是，工作清单是一个判断哪项工作是重点、应该首先完成的有力工具。即便是一般的日常生活，也可利用相同的方法。
如果你对何时应做何事没有把握，使用日程安排薄将有助于你把所有资料很有条理地记录在一个地方。“富兰克林计划簿”、“每日安排薄”和“日程薄”都是极好的工具。你需要明确的是，手边的事情并不一定就是需要第一时间处理的。离预期完成时间越近的工作，也许是很迫切需要完成的工作，但若从长远的眼光来看，可能就没那么重要了。因此，培养适当而正确的判断及实际上能使作业顺利展开的习惯，定可将你的行动效率立刻增加识。
托马斯·斯坦利博士一直在教一门有关市场战略计划的课程，这门课程需要一份计划方案，它占学生等级评分的50％的权重。每个学生都必须给一家特定的公司制定一个计划。对于大多数学生来说，这份作业最难的部分是给这个计划的每一部分准备一份日程表。为了做得更好一些，他让每个学生购买一本《效率手册》，并且要求他们每天用铅笔按照进程开始填写。只能用铅笔，不能用墨水，因为在进行计划的过程中，他们经常会犯错误。他们必须将每一个行动、工序和任务置于一张3英寸宽5英寸长的卡片上—总共大概是100到200张卡片，每一张卡片上包括一个任务。然后，斯坦利博士要求他们按日期将这些任务综合起来。
如果我们能经常把需要第一时间处理的工作视为当务之急，那么我们就不会在没有任何意义或者不重要的事情上浪费时间了。失去全盘事物的重点，容易造成核心问题的模夯清或被忽略与遗漏。在这种情形下，工作日志可告示我们所忽略的主要事物。
如何提高做事效率？哈佛大学的时间管理专家认为，妥善的计划和组织对于事业成功是非常重要的，而建立活动日志，安排日程行程则是走向成功的第一步。