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第三节 先做生命中最重要的事情

书籍名:《安东尼·罗宾潜能成功学》    作者:田缘
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一 先做生命中最重要的事

传统的时间管理一味要求在最短时间内做很多事,却忽略了依照自己对事情的重视程度来安排时间顺序,因此,忘掉墙上的闹钟,学会认清急迫性与事情的重要程度,遵循心中的罗盘行事,做自己生活的主宰。

史蒂芬说,我女儿玛莉亚最近刚生了老三,有一次我们在聊天,她说:“爸,我好烦,你知道我很爱这个小孩,但是她几乎占去了我所有的时间。

我什么事都没法做,偏偏有些事又非我不可。”史蒂芬可以理解女儿的挫折感。玛莉亚既聪明又能干,生活非常充实,手中总有忙不完的事。

谈到最后,他们得出一个结论,她的挫折感根本是源于期望过高。事实上,现在她最重要的事只有一件——好好享受生儿育女的喜悦。史蒂芬建议她:“尽管放松心情,享受与小孩的共处,同时要让她感受到你为人母的喜悦,因为全世界只有你能为她付出最深的爱与心力。而与这种天伦之乐相比较,任何事都显得微不足道了。”玛莉亚也了解,在短期内自己的生活一定会失衡,而她是不应该有怨言的。俗语说:“万物皆有发展的时序”,何必以人力勉强扭转事情的本来顺序?玛莉亚也知道等小孩长大一些,她就能够去追求自己的目标,贡献心力。

最后史蒂芬对女儿说:“把心里的时间表忘掉,计划未来;如果会让你觉得有罪恶感,那就不要制定任何计划。目前,小孩是你生命中最重要的事,尽管去享受为人母的乐趣,没什么好烦恼的。记住,你应该遵循的是心里那个罗盘,而不是挂在墙上的时钟。”很多人心里的罗盘常与时钟有很大的时差,也就是说,我们并不是依照自己对事情的重视程度来安排时间顺序的。传统的时间管理一味要求在最短时间内做最多的事,结果不但无补于时差的拉近,反而欲速则不达。

假设某人一挥魔杖,能让你做事的效率骤然提高15%到20%(这正是传统时间管理的目标),从此,你的时间便能得到最完美的运用了吗?刚开始你也许觉得很兴奋,到后来你可能会和我们碰到的多数人一样,发现这是提高效率但无法解决面临的挑战。

人总是无时无刻不面对“时间运用”的问题,无论是面对重大的人生转折或芝麻绿豆的生活琐事,难免要做一番抉择,而且必须自己承担抉择的后果。当然,结局不一定都是甜美的,尤其是在时间的安排无法符合内心的罗盘时。

你的生活非常紧张,开会、电话、看文件、见客户,整天忙个不停。你把精力发挥到极限,回到家筋疲力尽,倒头就睡,隔天一大早就起来,然后又开始忙碌的一天。你的效率惊人,每天都可以做一大堆事。但有时候心里不免自问:“所为何来?这样忙碌的意义究竟何在?”真的连你自己都没有答案。

你觉得自己好像快被撕成两半。家庭对你而言很重要,但工作也不能忽视。费尽心力想要两头兼顾,心里总是矛盾得不得了。人,真的能做到家庭事业两全吗?时间根本不够用。公司股价节节下降,董事会和股东像一群蜜蜂一样叮得你满头是包。同事们争权夺利,你总是担任和事佬的角色。另一方面,负责公司的品质提升计划,也让你倍感压力。偏偏属下士气低落,你又因为没有时间倾听他们的心声而感到愧疚。更糟糕的是,家人总是看不到你的人,几乎把你登报作废。

你根本无法掌握自己的生活。当你拟订目标,逐步完成自认为重要的事时,你的老板、同事、老婆却不断地插手,结果是你的计划总是受制于别人的要求。别人的价值观反客为主,你的价值观反而被淹没了。

人人都说你很成功。你辛辛苦苦地工作、牺牲个人生活,才爬到今天的地位,但你并不快乐。内心深处总有一股空虚感,就像有首歌的歌词:“人生就是这么一回事吗?”多半时候你根本无法享受人生。每做一件事情,你都会想到另外还有十件事没做,因而愧疚不已。每天面对众多事情,你必须很快决定做哪一件,这对你几乎构成一种长期的压力。你如何知道哪件事最重要?知道后又应如何着手去做?如何能进而追求快乐工作的境界?你必须自觉对人生有些规划。把确实重要的事情写下来,并制定目标以逐步实现。但在理想与现实之间,目标却渐渐模糊。究竟要如何才能使理想落实?“把最重要的事视为当务之急”是人生一大课题。每个人几乎都会被理想、责任、别人的期望撕扯得痛苦不堪。每一天每一刻,我们都必须面对“如何善用时间”的挑战。

如果时间的运用只须在“好”“坏”之间选择其一,问题当然很简单。

我们很容易辨别某些事情是浪费生命、麻醉心灵,甚至自甘堕落。然而,时间的运用往往不是在好坏之间取舍,而是好与最好的抉择。“最好”的敌人,常常便是满足于“好”的心态。

某人受聘担任某大学商学院院长。他一上任先研究商学院的大概情形,发现当前最迫切需要的是资金。他知道自己募款能力很强,于是很明确地将募款列为首要任务。

这时问题便产生了。过去的院长都是以院内的日常事务为工作重心,而这个新院长却总是神龙见首不见尾,因为他正在全国巡回募款,以充实院内的研究费、奖学金等。但在日常事务方面,他便不如前任院长那么事必躬亲。

教授们有事找他,必须通过他的行政助理,这样一来不免觉得身价低了一截。

教授们对他愈来愈不满,终于派代表去见校长,要求院长彻底改变领导方式,或是更换院长。但校长明白新院长的作为,便说:“别把事情看得太严重。院长不是有个很不错的行政助理吗?再给他一些时间吧。”没多久,外界的捐款开始源源不断涌进来,教授们才了解院长的远见。

之后,他们每次看到院长都会说:“你忙你的去吧,待在这里干什么?尽管去募款吧!你的行政助理能干得很。”这位院长后来说,他的确犯了几项错误,例如没有好好凝聚团队精神,在募款之前没有好好地对同仁解释和教育。如果从头来过,他一定可以做得更好。但他也带来了一个很大的启示,即人必须不断地自问:“目前最迫切要做的是什么?我最大的本领和才华在什么地方?”如果这位院长一心只想迎合旁人最迫切的期望,反而比较容易,而且必然能够拥有锦绣前程。但如果他对当前的情势看得不够远,不了解自己的特长,无法制定有远见的目标,最后的结果对他自己、教授们、商学院而言,便不可能是“最好”的。

你的“最佳选择”是什么?你为什么没有倾注更多的时间与精力在“最佳选择”上?是因为时间、精力都花在其它“不错”的选择上了吗?很多人正因如此而常觉得没有把最重要的事情视为当务之急,自然难免烦躁不安。

(一)时钟与罗盘

时钟与罗盘是我们生活中两个重要的指引工具,两者的对立正可说明如何把最重要的事情视为当务之急这一问题。时钟代表的是我们的承诺、时间表、目标,也就是我们为要做的事所采取的方法与时间管理。罗盘则代表远见、价值、原则、信念、良知、方向等,也就是我们的价值观与生活方式。

当我们感受到时钟与罗盘之间存有时差时,问题便产生了,这表示我们没有对生命中最重要的事付出应有的心力。

对某些人而言,这种时差是很痛苦的。那是一种“只能坐而言,不能起而行”的无力感。仿佛老是被其他人或事所局限、控制,因而只能被动地应付突发状况。一个永远为琐事所困的人,只能担任救火队队长,绝对无法有大作为。这种人的生命是为别人而活的。

对多数人而言,这种时差造成的是模糊与不安。在理想、现实与责任之间永远找不到平衡点,只能在其中进退两难,对于未完成的事愧疚难安,对正在着手的事却又无法乐在其中。

有些人不免会产生空虚感。人们向来对发挥潜能的定义就是功成名就,然而成功却未能带给我们预期的满足感。我们辛辛苦苦一级一级爬上成功的阶梯(学历、加班、升迁是垫脚石),没想到爬到梯子最顶端才发现付出的代价是破碎的人际关系,错失了生命中最美好丰富的经验。因为在往上爬的竞赛中,我们根本无暇停下来想一想生命中最重要的是什么。

有些人则是浑浑噩噩的,浑然不知生活的意义何在。人生成了机械地一个动作接一个动作,只是偶尔不禁怀疑自己所做的到底有什么意义。

有些人知道自己的生活已经失衡,但对选择其它的生活方式又没有把握,或是认为改变的代价太高,或根本没有改变的勇气。维持失衡的现状总是比较容易。

(二)警醒

我们可能会在一场巨变后,才警觉问题的存在。比如说至爱的人突然去世,我们才发现过去自己忙于攀爬成功的阶梯,对于一份深挚的情感竟疏于呵护与珍惜。

又或者我们突然发现正值青少年的儿子吸毒,于是脑海里浮起一幅幅情境——过去几年来原本可以花更多时间与儿子共处共享的——只因为我们忙于工作、忙于营造人际关系,甚至忙于看报纸。

又或者公司要裁员,你的饭碗岌岌不保;或医生告诉你只剩几个月的生命;或是婚姻面临破碎边缘。往往在某种危机出现时,我们才警觉到对时间的安排与自己真正的价值观多么不符。

丽蓓嘉就对此讲述了自己的亲身经历:“几年前我在医院看到一个年轻的妇人,她只有23 岁,家里有两个年幼的小孩。那时她刚得知自己得了不治的癌症。我记得我握着她的手,心想怎么安慰她才好,她哭着说:‘只要我有机会回家帮小孩换尿布,我什么都肯做。’“我回味她的话,又想到自己带小孩的经验,想到有多少次我帮小孩换尿布时,都是匆匆忙忙在尽一份责任而已,甚至会因为忙碌而觉得不耐烦,却不懂得珍惜生命中的片刻情感,这片刻一旦消逝,谁知道还能不能再拥有?”在警钟未响之前,多数人跟那年轻的妇人一样根本没有意识到生命的危机。因此,我们不懂得找寻长期的病根,一有疼痛宁可用OK 绷带或阿斯匹林,只求短暂的止痛,接着又为了各种“不错”的构想忙得昏头转向,却永远无法停下脚步来问自己,生命中最重要的是什么?

二 寻找出生命中最重要的事

罗杰有个朋友是企管顾问,几年前他要搬新家,决定请一个女性朋友帮他做庭院设计。这个设计师是园艺学博士,学问好又聪明。

这个主人自己有很多构想,因为他很忙,又经常远行,所以一再向她强调,庭园的设计一定要让他不用经常维护,自动混水装置等省力的设计便非常重要。总之,他一直设法减少需要花在维护庭园上的时间。

最后她忍不住对他说:“我懂你的意思。但有个道理你应该事先明白,没有园丁,就不可能有花园。”其实多数人都有过类似的想法,如果花园(甚至生活)能有自动维护设备,不必去理会,结果却繁花似锦,仿佛经年累月有人在细心照应一般,那该有多好。

可惜人生不是如此。我们不能撒几颗种籽,什么都不管就走开去做别的事,却期待回来时能看到花团锦簇,然后悠闲地去采一篮子的花生、玉米、马铃薯、萝卜。唯有平常不断地灌溉、栽培、除草,才可能享受丰收的快乐。

当然,无为而治是可以生活,花园中总会长出点什么。不同的是辛勤的园丁会有美丽的园圃,散漫放任的结果必然是荒草蔓生。

在这里要告诉你的,就是要找出最重要的花草,全力去栽培。而且播种、灌溉、除草,每个关节都不能忽略,也就是将人生的圆满建立在“重要性”的观念架构上。每周只需花费30 分钟,你就能得到数倍的效果。而且不管你目前的生活品质如何,运用以下方法就能立竿见影。订定四大需求的实现计划,发挥潜能以追求符合自然原则的圆满人生。

我们的建议另有一层裨益,是让你将实现需求的计划融入日常生活中。

而且在实现的过程中,你将更信守承诺,也更能以均衡、合乎自然原则的方法把最重要的事列为当务之急。

我们建议你仔细看看下面提到的六个步骤,最好用笔记下来。投入的心力愈多,效果愈明显。

你不妨利用计划表来安排下周的生活。

我们的计划表与一般表不同的地方是以周为单位,而非以天为单位。以周为单位的好处是可以有整体感。你可能在电视上看过一种广告,随着镜头的移动,我们仿佛看到山峦起伏的近距离特写。但是又不能确定那突起的是不是某处波浪状的荒原,或是遥远沙漠的沙丘。一会儿镜头慢慢拉开,于是我们看到了全景。原来刚刚看到的高山低谷竟是一个橘子的表皮!一日型计划表会使人目光狭隘,因为镜头近得让我们只看得到眼前。于是我们只问事情急不急,多快可以完成,却不问重不重要,能做得多完美。

反之,以周为单位,我们会有更宽广的视野。拉远了镜头,我们才能“见山不是山”,也才能以相对重要性的观点来评论每日的生活。

(一)结合梦想和信念

当你开始为下周生活做安排时,第一步应探讨你整个生命中最重要的是什么?你的人生意义何在?要想得到答案,你必须先对下面问题有明确的期许:

1.什么是最重要的事?

2.你的人生意义何在?

3.你希望成为什么或完成什么?

很多人会把答案写下来,作为个人的信念或使命。其中包含的不只是你对生命的期望,也透露出这期望背后的原则。你对上述问题一定要有清楚的答案,因为你的目标、每一次抉择、观念架构、时间安排,一切一切都会受到影响。前面我们曾以爬楼梯作为例子,我们可以说这份信念将决定你的梯子通往何处。

正因为信念是一切的基础,自然应列为第二象限的第一步骤。如果一件事情对实现你的愿望毫无帮助,又何必去安排?你必须对自己的信念有深切了解,才能建立以重要性为依据的观念结构。这对于第二象限的实践也有很深的影响。比如说你的信念包含个人的成长、家庭的亲密关系、存在的意义、助人等,你每次深思这些信念,心中的“最重要的事”便会有更明确的定义。

在下列步骤中,这种信念的强化会帮助你建立一个强有力的决策架构。

如果现在你还没有明确的个人信念,不妨通过下面的方法获知究竟什么事情对你最重要:

4.列出你认为“最重要的”三、四件事。

5.想想你有什么长期目标?

6.想想看,人生中最重要的人际关系是什么?

7.想想看,你最希望有什么贡献?

8.重新思索你最希望得到的感受是什么,是和平、信心、快乐、意义,还是有所贡献?

9.假设你只有六个月的寿命,想想看,这个星期你要做些什么?好好思索下面问题,你就能了解个人信念的重要性:

10.假如你对自己的原则、价值观、终极目标有清楚的认识,这对你如何安排时间有什么影响?

11.如果你知道最重要的是什么,你对生命会有什么不同的看法?

12.如果你把人生的意义写下来,对你有什么价值?这会影响你如何安排时间与精力的运用吗?

13.如果你每天检讨一遍这样的书面信念,是否会影响你在这一天中所做的事?

如果你已经有这样一篇书面信念,在你还没有计划未来一天怎么过以前,现在就拿出来检讨,反省你内心觉得最重要的事。如果现在还没有把你的信念写下来,请花一点时间查看内在的软盘,想想看你生命中最重要的究竟是什么。

(二)认清角色

生活其实就是各种角色的串连,这里所说的角色当然不是虚假或演戏的意思,而是指我们选择去担当什么。我们可能在工作上、家庭、社区等各方面扮演很重要的角色,角色代表的是责任、人际关系以及贡献心力。

人生有很多痛苦,常是因为我们自知虽然成功地扮演某一角色,却牺牲了另一个可能更重要的角色。比如你可能是某家公司的副总裁,而且做得有声有色,但却不是一个好爸爸或好丈夫。你可能善于满足客户的需求,却常无法满足个人发展与成长的需求。

如果你对各个角色间的关系有清楚的认识,生活自然能维持秩序与均衡。而清楚的信念可自然衍生各个角色的定位。要在不同角色间取得均衡,并不是指花在每个角色的时间要均等,而是指这些不同的角色能共同促进个人信念的实现。

现在我们只要你以最自然的方式,列出你所想到的各种角色。第一次不必太急于把每个角色都说对,可能要几周以后你才会觉得真正抓住生活中的每个层面。角色的定义并不是一成不变的,即使两个人做完全一样的事,所定义出来的角色也可能不一样。此外,角色也会随着年龄而有所不同,你可能会换工作、加入某个社团、结婚、生子、当祖父母等等。

比如说,你可能将你在家庭中的角色简单定义为“家庭成员”。但你也可能身兼二职,如“丈夫兼父亲”“妻子兼母亲”“女儿兼姐妹”等。工作上的角色也可能是多重的,如涵盖行政、行销、人事、长期规划等。此外,你也可能定义一个与个人发展有关的角色。

一个产品研发主管可能会做如下的角色定义:角色1.丈夫——父亲;角色2.经理——新产品;角色3.经理——研究;角色4.经理——员工培训角色;角色5.经理——行政;角色6.经理——社团主持人。

一个兼职的房地产销售员则可能列出下面几种角色:角色1.家庭管理;角色2.母亲;角色3.家长会副会长;角色4.销售——开发客户;角色5.销售——财务、行政;角色6.销售——房地产;角色7...根据研究显示,人脑一次至多只能处理7 类事物,超过7 类以上则效率较差。因此我们建议你把类似的合并在一起,例如行政与财务、人事与团队精神的建立,如此有助于让我们凝聚注意力于同一范围。但这并不表示你一定要想出7 种角色,5 个、6 个都无妨,7 只是代表人脑轻松运作的上限。

角色的定义能让我们对人生的圆满有整体观,我们会知道生命中不只是工作或家庭或某种情感,而是全部的综合。此外,角色的定义也可突出我们所忽略的“重要但不急迫”的范围。

除了你自己定义的角色以外,我们另外建议一套所谓“利器”型的基础角色。之所以特别把这套角色分开来看有两个理由:①这是每个人都有的;②这是扮演好其它角色的基础。你可以在一个周计划表的左上角看到这四大类型的角色。

所谓的“利器”是形容人必须投资心力,以提升物质、社会、心理、精神四方面的能力。我们常常忙于呈现具体的成果,却忘了工欲善其事,必先“利其器”。储备了足够的能力,将来才可能继续有成果出现。我们可能忽略了运动的重要(物质),或荒废了重要人际关系的建立(社会/情感),对自己的领域不够精(心理),或是不确知什么是重要和有意义的事(精神)。

如果我们无法增进在这些方面的能力,很快便会“钝化”,并因此失去均衡而筋疲力竭,结果自然无法扮演好其它角色。

我们都听说过奥林匹克运动选手赛前经过了多少年的苦练和准备。

可以说实际比赛的情形他们早已在心中预演过无数次了。如此培养出一股力量,才能在比赛中有精彩的表现。如果他们平常只是轻松愉快地练习,到时则不可能奢望侥幸获得胜利。同样,如果我们平常不好好培养生命的潜能,也不会有享受生命的能力。

上述的“利器”型角色可能与你自己定义的个人发展角色相重叠,这没什么关系。真正重要的是怎么做最适合你。

另外,要特别注意的是不同的角色并不是要把生活分割成许多部分,再硬生生塞入计划表的每一格,而是彼此形成密切的整体。同时也是要通过不同的角度来观察人生,寻求均衡与和谐。总之,我们应该从事物的重要性、相互关系性来建立观念架构。

现在请把你所扮演的各种角色写下来。

接着思索下面的问题:

(1)你是否常感觉被一、二种角色所吞蚀,因而无法花更多时间和精力来经营其他角色?

(2)在你花最多时间精力去经营的角色中,是否已涵盖所有“最重要的事”?

(3)所列出的这些角色是否有助于实现你的信念?

(4)如果你每周就这些角色检讨一次,以使一周的活动维持均衡,是否有助于追求圆满的人生?

(三)找出每周角色中的第二象限目标

现在你已经明白了自己所扮演的不同角色,请思索下面这个问题:这一周内当你扮演每一种角色时,有哪件最重要的事能产生最大的效果?思索这个问题时,你应该同时听从理性和感性的声音。什么事情对你所扮演的角色有重大影响?比如说什么事会影响你扮演妻子、朋友、父母、员工角色?你应该利用罗盘来帮助你寻找答案,而不是时钟,仔细倾听你的良知,答案的关键是重要性而非紧迫性。

比如说你的某个角色与个人发展有关,你的目标很可能包括安排个人内省时间、明白信念、收集速读班的信息等。假如你的角色是为人父母,你的目标可能是安排时间与孩子单独相处。如果你已结婚,你的目标可能是安排与配偶约会。至于工作上的目标则包括做长期规划、训练部属、拜访客户、增进与老板的共识等。

在“利器”型领域,物质目标可能是定期运动与适当的饮食;精神方面可选择冥想、祈祷或研读有启发性的书籍;心理方面不妨制定目标去上课或自修;至于社会性发展方面,可在“与人互赖”的原则上下功夫,比如培养用心倾听的习惯、诚实、无条件接受人的能力等。总之,关键在于持续加强这几方面的修养,使自己更有能力去爱、生活、学习与发挥影响力。每天只要花一小时“利其器”,你就能拥有建立内在的成就,从而充实外在成就的能力。

你可能认为在每个角色中都有好几个目标要完成,不过你最好把范围限定在一两个最重要的目标中。内在罗盘可能也会告诉你,不宜在一周内设定每个角色的目标。第二象限的特色就是非常有弹性,你大可依照内在罗盘的指示,决定最重要的是哪件事。

现在请在一周计划表的目标栏中填上你的目标。

如果你考虑得够周详,所选定的目标应该都是你认为有助于角色实现的。

现在请你思索下面问题:

(1)如果你在下星期完成这些目标,会有什么结果?

(2)你对自己的生活会有什么不同的感受?

(3)如果你只完成部分目标,结果又如何?

(4)会对你的人生产生积极的影响吗?

(5)如果你持续每周都这么做,会有什么结果?

(6)会比现在过得更好吗?

(四)确立一周的决策依据

要有效地实现第二象限的积极目标,首先必须确立一套决策的依据。多数人的生活因第一、三象限的事务而拥挤不堪,却又不断想挤出一点时间来完成,无非是要为“最重要的事”挪出一些时间。其实根本解决方法不是把时间都排满了再来腾挪,而是先确定轻重缓急,再安排时间。

下面是一位时间专家和大家分享的一段经验:“我参加过一场讨论会,课题是《时间》。讲到一个段落时,讲师说:‘下面我们来一段问答时间。’他从桌下拿出一个宽口罐子放在桌上,旁边有一个盘子,盘子上放了拳头大小的石头。他问大家:‘你们认为可以放进去多少石头?’“大家猜完以后,他说:‘好,我们看看谁猜得对。’他拿起一个石头放进罐子里,然后是第二个、第三个..我不记得他放了几个,总之最后放满了。

“他问:‘这个罐子是不是放满了?’“每个人看了看罐子都答‘是’。

“他说:‘是吗?’他从桌下拿出一小桶小石子,把一些倒进罐子里,摇了摇,小石子纷纷跑到大石块之间的空隙。他笑了笑又问大家:‘现在罐子满了吗?’“这次我们都不敢大意了,‘不一定’。

“‘很好’,说着,他从桌下拿出一小桶沙倒进罐子里,沙纷纷跑进大小石块的空隙。他再一次望着大家问:‘罐子满了吗?’“大家齐声大喊:‘没有!’“他说:‘好极了。’说完拿出一瓶水来倒进罐子里。然后他说:‘我这么做是什么意思?’“有人回答:‘意思是我们总能找到空隙,只要肯用心,生活中总可以填进更多东西。’“他说:‘不,这不是重点。重点是如果你没有先放那些大石块,你会放小石子、沙子和水吗?’“如果我们的观念是‘做愈多愈好’,我们永远都想在一段时间内填入更多的事。但如果你填入的不是最重要的事,做再多又有什么意义?’”第二象限的目标就好比那些大石块。如果我们先摆其它的东西(水、沙和小石子),然后再摆大石块,结果不但无法填满,过程中很可能会搞得一团糟。

但如果我们知道大石块在那里,而能够先摆进去,不但可以放进非常多的石块,更可以在空隙间填进无数的小石子、沙和水。不管其它东西放进多少,大石块(即第二象限的目标)先放进去才是最重要的。

现在再来看你的一周计划表,把你的第二象限目标填进去。你会发现表上的每日行事历有两种空栏,一种是依据时间分配的,一种则是要列出当天的最重要事项。你应该在一天中设定一个时间来实现第二象限目标,或者把它列为当日重要事项。

具体的计划通常是最有效的。比如说,你认为一周中最重要的目标是做长期规划、运动、准备一项大型提案,这时应该针对这些目标确实安排时间来做。除了要加以规划外,还应将其它活动排开。如果届时有事无法实现,应立刻安排别的时间。

有些目标则不适宜安排在一天中的特定时间,而将其列为重要事项效果较佳。比如说你的目标是要改善与女儿的关系,你应该知道改善关系的适当时机是很难预测的。因此与其列出一个特定时间,不如只把女儿的名字写在“其它重要事项”最上面,然后静候时机到来。比如说你在星期一写下来,但时机一直没有到来,你可以画个箭头拉到星期二,如果仍然没有适当机会,再延到星期三。如此,这件重要事项会一直在你脑海,同时你也可以观察你们之间的关系在这周内的变化。

于是在星期三晚上,当你在看报纸时,女儿走进来想和你说话,你便有足够的动机推开报纸,而不是推开你女儿。

当然安排与子女从事共同的活动也很重要,亲人间最自然的交流通常都是发生在打保龄球、看电影时。你必须对你的目标有深切的认识,才能选择最适合的方式。

如果你是一边阅读本书一边做一周计划,现在不妨花点时间列出你的第二象限目标。

要把最重要的事摆在第一位。安排时间实现第二象限目标是很重要的。

如果我们不先排定第二象限的活动,一周的时间会很容易被第一、三象限的事情填满,因为这些事情总是不断吸引我们的注意力,这时候重要的第二象限活动反而很难再找空隙填入。

但如果先把大石块摆进去,结果便会完全不一样。我们不但可以把心力放在重要的事情上,更可循隙填入其它事项。

等大石块都填入后,你就可以安心安排别的活动了。安排一项活动时最好先思考这活动究竟属于哪一个象限。有些事乍看之下似乎很紧急,实际上是否只因别人对你造成压力,所以才产生急迫感?这件事真的很重要吗?或者因为感觉急需处理才以为它很重要?前面已说过,如果你是个习惯处理紧急状况的人,很可能会误以为你所做的每件事都属于第一象限,仔细分析后可能发现很多时间其实都是花在第三象限上。如果你苦于找不到时间投资在第二象限,最值得改善的地方应该是第三象限。

一旦你开始投资的时间在第二象限,在其它象限所花的时间会大量减少。当你倾注更多心力在计划、准备、建立人际关系、享受建设性休闲中,你将不再急于收拾第一象限的烂摊子,或是为了第三象限中别人的紧急需求而忙得不可开交。你应该朝着减少三、四象限的目标努力。方法是尽量多花时间在一、二象限,而慢慢地把重心移向第二象限的准备、预防、充实自我等。

安排一周计划时很重要的一点,就是不要排得太满,要预留弹性空间。

当然你要尽力安排生活中最重要的事,但不要忘了,不管安排得多周详,真实的生活绝不可能像计划表那样有规律和一成不变。如果你忽略了生活的不可预测(其实是很难做到的),必然会丧失机会、变化和生命中最重要的时刻。

学习第二象限的时间安排,并不是为了设计一套严密无缺点的行事历,而是要建立一种基本态度,让你在每时每刻的选择都能以事情的重要性为原则。

如果你正在作一周计划表,可以第二象限的目标为主,再将其他重要活动列入特定时间或编入“其他重要事项”。

这样的每周计划对你有意义吗?你不妨先思索下面的问题:(1)做完计划后,你对这样的一周生活有何感受?(2)如果你每周都计划好每一种角色的第二象限目标,并确实实行,对生活会产生什么影响?(3)你是否认同“先放大石块”的道理?这个道理如何帮助你完成重要的事情?

(五)在每一刻发挥诚信原则

当你将重要的第二象限目标都安排好后,接下来每天要做的就是面对不可预测的机会和挑战,同时把握住“急所当急”的原则。所谓发挥的诚信原则,也主要是以自信、泰然的心态,将你的信念贯注于每一刻。具体的方法可能因人而异,比如说你可能偏重计划的实践,或依据良知去改变生活。到目前为止,我们所建议的每个步骤都是为了提升你的个性、能力、判断力,使你在面临抉择时更能够审视内在的罗盘。

每天都要先做三件事,你将更能够把重要的事列为当务之急。

1.省思一日的生活

这与传统时间管理的“一日规则”大不相同。这是要你在一天开始时花点时间检讨行程,看清楚方向,审视内在软盘,调整心态以应付未可知的机会和挑战。有些人喜欢在行事历上多留一点空间来做这个工作。

2.安排事情的先后顺序

首先你应该认清所要做的事情究竟属于第一或第二象限,这样才能确保第三象限的事情不会以伪装的姿态溜进时间表,同时也能帮助你从时间的品质或罗盘的观点来看待一日行程,并且强化“重要性”的原则,让你更明白自己在做什么。

如果你需要进一步分辨事情的轻重缓急,可就一、二象限的每项活动做一记号。比如说依重要性记上甲、乙、丙的记号,然后把重心放在标记为“甲”的事情上,而有的人则喜欢详细分类后以数字标记。

不管你用哪一种标记方式,我们都非常希望你能把最重要的事项特别标出来。如果你在这一天中安排了两项第二象限的活动,便须在二者间选择一项。如此,即使你当天别的事都没做成,知道自己完成了最重要的事,也就值得安慰了。

安排事情的先后顺序时,不要忘了某些事情是无法安排的,比如意料之外的机会或挑战。如果你对自己的角色与目标做过周详的考虑,你的一周计划自然能反映出你的用心。但人究竟无法未卜先知,有时候突发事情的确比计划中的任何事情都重要,这时候,你必须参考内在的罗盘,如此才能信守重要的事优先处理的原则,而不是拘泥于计划表。

3.利用T 形一日计划表

所谓T 形一日计划表是指左边列出具体时间性的活动,右边则列出一日中随时可做的事。如此不但在时间的安排上较有效率,又可兼顾真正重要的事。一周计划表则是将这二类分列上下栏。

所谓具体时间性的事情,是指这件事必须在特定时间完成才有价值。比如说去大医院看病,安排在早上比晚上有价值。但这并不表示特定时间一到,你就应该放下所有事情去做。如果你刚好在忙一件更重要的事,原来那件事当然应该另外安排时间。关键在于你必须能分辨当时两件事情孰轻孰重。

一天中一定会发生很多事情迫使你重新评估计划的可行性,比如老板突然要开会、朋友送你两张音乐会的票、女儿在学校意外骨折、客户突然取消约会等等。

通过第二象限组织法,你才能根据重要性的原则做最佳时间的安排,而不是绕着急迫的事团团转。当发生突发变化时,你应该停下来请示内在的罗盘,以决定时间与精力如何安排最恰当。如果突发状况不如你计划中的事情重要,第二象限的原则能帮助你坚持原订计划。反之,也可让你毫不犹豫地因时制宜,因为你知道自己所做的是真正重要的事情。

(六)评估

完整的第二象限组织法最后必须有一个完美的句号,亦即利用这一周的经验为基础,使下一周的生活更圆满。如果我们无法从生活中取得教训,又如何避免犯同样的错误,遭遇同样的问题呢?一周结束前,你应该先探讨以下问题,再开始下周的信念检讨与生活安排:

1.我完成了哪些目标?

2.我遭遇过哪些挑战?

3.我作过哪些决定?

4.作每项决定时,我是否把最重要的事列为当务之急了?

做完最后一周评估的步骤后,第二象限组织法便成为生活与学习的完整过程,使个人成长更上一层楼。

假设未来一年中,你每周都将花30 分钟来实行上述步骤,再假设你所设定的第二象限目标只完成了一半,将来你会比现在花更多时间在第二象限上吗?多多少?如果你真的投入更多时间在第二象限上,这对你的生活和事业会产生什么影响?

三 不要临时抱佛脚

要了解客观原则的存在,最理想的角度是从“农场法则”切入。在农业上,我们很容易看到耕作时序与收获多寡深受自然法则的影响。但在谈到社会或企业文化时,我们却自以为可以无视自然法则,欺骗组织,最后还能获得胜利。而且很多证据似乎也支持这样的看法。比如说你有没有临时抱佛脚的经验?整个学期都在混日子,大考前熬夜想把整学期要学的知识都塞到脑子里?史帝芬:“说来惭愧,但我一直到大学都是用临时抱佛脚方式念书,而且还自以为很聪明。我学会了分析我们的教育系统,以及每个老师的要求是什么。这个老师是怎么打分数的?主要看上课表现?好极了,那教科书就不用看得太仔细。另外这个老师呢?要考课本?没问题,赶快去找参考书看一看就成了。也就是说,我想要得高分,但又不肯花功夫改变生活习惯。

“后来我进了研究所,那里的环境完全不同。我进去头三个月都在猛啃书,拚命想弥补大学四年的空白,结果落得结肠溃疡住院。万事都有一定的发展进度。我后来发现刻意去扭转终究是没有用的。过去我的价值观根本不符合自然原则,后来我光为了弥补年少时的愚昧就耗费了好几年的时间。”你能想象农耕时“临时抱佛脚”会有什么后果吗?假设春天忘了播种,夏天又瞎混过去,到了秋天才想努力赶上,翻土、播种、浇水、灌溉,但你能预期一夜之间就满园丰收吗?像农耕这样的自然体系是不能靠临时抱佛脚的。这也是社会体系与自然体系的根本区别。社会体系建构在价值观之上,自然体系则是建构在原则之上。在社会体系中,短期内也许可以靠临时抱佛脚。只要技巧得当,下一番猛药表面上往往会有立竿见影之效。

但到头来生活的每个层次还是要受农场法则所主宰。我们当中有多少人曾懊悔在学校时临时抱佛脚?即使拿到了学位,却没有真正受到教育。我们终究会发现,学校社会体系中所认可的成功,与真正的心灵发展是有别的,后者代表我们能拥有分析、创造、高度抽象的思考能力,能够以语言或文字与别人沟通,能够跨越障碍,处理事情时能抛弃陈规,寻求较好的解决方法。

个性也不是一蹴而就的。你很难“临时抱佛脚”后立刻改头换面,变成一个正直、勇敢、富有同情心的人。体能也一样。如果你多年来都是吃马铃薯片、巧克力,又从来不运动,总不能今天在健身房运动一个晚上,就希望明天可以参加马拉松比赛。

婚姻也是一样。主宰婚姻的究竟是学校法则还是农场法则,要看你希望婚姻能够维持多久。很多人结了婚以后完全不想改变自己的生活方式,这种人可称之为已婚的单身汉。他们不想花时间培养共同的想法、对彼此无私的关爱,等到荒草满园时却又无法置信。他们可能想采用社会体系的恶补法来挽救婚姻,但这是不可能的,因为婚姻是受秋收冬藏的自然法则主宰的。

亲子关系何尝不是如此。有些人可能会想走捷径,毕竟我们比小孩子聪明、成熟,又有权威。无论是靠说理、威胁或强迫,我们都能占优势。而且我们可以把教养小孩的责任推给学校、教会、托儿所。但这样的方法能教养出聪明、负责、有爱心的成人吗?将来小孩能成为一个快乐的人吗?更重要的是,我们能保有亲密的亲子关系,甚至与孩子成为最好的朋友吗?安东尼·罗宾指出,短期间内我们也许能够靠走捷径得到表面的成功。

尽管我们可以让人印象深刻,甚至讨人喜欢;我们可以学会察言观色,八面玲珑,知道说什么话会得到什么效果,但是收获是无法伪造的。诚如布瑞姆博士在《阿波罗精神》一书所说的:“自然自有其均衡,这是人力所无法破坏的,因为我们知道因果律是自然界最无情而又报应不爽的。然而,无论是国家或个人常常不知自己的均衡点,这是因为我们仍然执迷不悟,不知道我们的人生与社会一定躲不过自然的规律:怎么栽种,必怎么收获。”注:第一象限活动是指急迫的且重要的事;第二象限活动是指不急迫的但重要的事;第三象限活动是指急迫的不重要的事;第四象限活动是指既不急迫又不重要的事。
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