宠文网 > 做人做事枕边书大全集 > 第62章 做事要讲究条理(1)
第62章 做事要讲究条理(1)
某杂志刊载了这样一个故事：
有一个老商人，他在一个小市镇里做了几年的地产生意，到后来竟完全失败了。当债主跑来讨债时，他正在紧皱眉，思索他失败的原因。
“我为什么会失败呢？”他说，“我对于主顾不是很客气吗？”
“你完全可以再从头干一下，”债主说，“你看你不是还有不少财产吗？”
“什么？从头开始？”
“是啊！你应该开出一张资产负债表来，好好地清算一下，然后从头做起。”
“你的意思是说我得把所有的资产和负债都详细计算一番，写成一张表格吗？我得把我的门面、地板、桌椅、茶几、书架都重新洗刷油漆一番，弄成新开张的样子吗？”
“是啊！”
“这些事我早在15年前就想动手去做了，但后来因为我沉溺在参观拳击竞赛中，至今还不曾动手。现在我知道我几年来失败到如此地步的原因了！”
尤其是在大都市里做生意，更要把一切事情、一切物品都弄得有条有理。美国信托行业公会的会长说：“根据我几年来和一般大公司商号交往所得的经验，他们的老板随时都能获得有关公司营业的报告，能对整个公司的情形了如指掌，一定不会失败。”
无论你是在大都市里或城镇里经营生意，你都应该把物资管理得清洁整齐，把账目记得清清楚楚这是最重要的一件事。那些把什么事物都弄得乱七八糟的人，终有一天要跌倒的。
有不少商家，往往把货物堆积得七倒八歪，没有良好的管理。偶尔来个主顾要买某件物品时，店员就要翻来覆去地耽误半天功夫才能找到。
有许多青年也是一样，他们生来有一种古怪脾气，任何事情都只随随便便搪塞一下了事，从不想应该怎样做得更好。他们脱下衣裳解下领带就随手东丢西抛。遇到他们不得不放下手中的事情，跑开一趟时，就不管事情已经做到哪里，立刻顺手抛开，等着回来后继续再去。这种青年一旦踏入社会，干起事业来，一定把自己的四周弄成一团糟，对于任何事也一定抱着“搪塞主义”。
如果你多费一点时间和精力，把你的事情做出一种结果，把你的东西收拾放好；当你将来再继续下去时，再要把东西找出来时，真不知要省去多少时间和精力，更不知要省掉多少无谓的纠纷与烦恼。
有些人常常对自己的失败想不出所以然来。其实他面前的那张写字台已经把其中的缘故老老实实地告诉他了：台面上东一堆乱纸，西一堆信札；抽屉里好像塞满了棉花一般；书架上报纸、文件、信纸、原稿、便条都杂七杂八地塞得水泄不通。
我们身边的一切用具和陈设都是揭发我们习气最忠实的证人。我们的行动、谈吐、态度、举止、眼睛、衣服、装饰等也都在老实而毫不客气地告发我们是一个怎样的人。它们把你自己也莫名其妙的失败原因一五一十地说了出来，把你自己也不知其所以然的穷困理由，也原原本本地告诉了你。
做任何事情，万万不要做做停停，停了再做。往往有许多人，今天说得一篇大道理，明天就没有一点事了，也不见任何行动。这种人都可称之为“莽猪”“冷血”。他们不知道，任何事业绝非那样一吹法螺就可成功，非聚精会神，有条不紊，持之以恒，不断地努力不可！
注意生活节奏。
生活好比一部交响乐曲，有快慢、强弱、张弛等交替出现的旋律。它在一定程度上反应了人们的生活方式和精神面貌。有的人无论干什么，都是手脚利索，效率极高；有的人则慢慢腾腾、磨磨蹭蹭，效率很差。犹如音乐中的节拍，前者一个八分音符唱半拍，后者一个四分音符唱一拍，前者比后者快一倍。由此推而广之，人们如果能把起床穿衣、洗脸漱口、吃饭走路等全部生活节奏都由原来的“四分音符”变为“八分音符”，那么，人们要多做多少工作呢！
现在世界正进入信息时代。信息，离开了“快”，其价值就不免七折八扣，甚至等于零。市场上，一个信息获得的迟早，可能使一些企业财运亨通或倒闭破产。科学技术上一个新发现或发明公布的先后，可能影响到首创权，或者专利的归属。
快节奏工作的第一法则是具备工作的动力。懂得如何去激发它、如何去节俭地集中地使用它固然重要，但首先必须具备它。
（1）控制时间过剩。英国社会学家巴金生在《巴金生定律》一书中指出，如果高级科技人员时间过剩，就会使他们产生不信任感，以致去开拓那些有害的产品消耗时间来愚弄自己，或者成为一个干什么都慢慢腾腾的慢性子。但时间过剩并不可怕，它的产生是正常的，因为任何人对于时间的需求绝不可能是始终如一的。关键在于控制时间过剩并及时地使它向有利方面转化。
（2）养成习惯，始终不要懈怠。一个伟大的哲学家说过：“习惯真是一种顽强而巨大的力量，它可以主宰人生。”人的心理规律是这样的，在新的条件反射形成的暂时神经联系“定型”之前，总是不稳定的；而旧的条件反射形成的神经联系“定型”在彻底瓦解之前，又总具有某种回归的本能。正如鲁姆士所说：“每一回破例，就像你辛辛苦苦绕起来的一团线掉下地一样，一回滑手所放松的线，比你许多回才能绕上去的还要多。”所以快节奏习惯在形成之前，不能有丝毫懈怠。
（3）常敲警钟，推动工作。一些时间研究专家，指导人们常做这样的假设：如果我现在知道六个月后我会突然失去学习和工作的能力，在这之前我该以怎样的速度工作；每天的生活都当做自己第二天就要死亡那样安排。著名女学者海伦·凯勒，自幼因猩红热瞎了眼睛和聋了耳朵，她在一篇《假如给我三天光明》的文章中，向认为来日方长，不珍惜今天的光阴，而饱食终日，无所事事的庸碌之辈敲响警钟。作者机智地设问：“假如你只有三天的光明，你将如何使用你的眼睛？”用这样的问题启发人们去思考，呼唤人们快节奏地工作，把活着的每天都看作是生命的最后一天，以便充分地显示生命的价值。
形成自己的工作规律。
人，有百灵鸟型和夜猫子型，杰逊说他大概是属于夜猫子型吧。以前，他也是白天型的人，即使在准备考大学的那段日子，也很少熬夜，而且最少要睡8小时，早上很早就起床。而现在，工作使得他变成了一只“夜猫子”。
杰逊变成“夜猫子”最大的理由是为了错开上下班高峰，将时间做最有效的利用。他觉得每天搭电车去律师事务所的路上，什么事都没法做，实在很可惜。假定一个人每周上班五天，每天往返需要2小时，一年就要有400小时以上时间耗费在路途上，这400小时，用来念书或做事，会得到相当可观的效果。
另一个理由是和律师工作有关。公司一类的法人机构和律师会谈可以在白天进行，但在公司上班的人却不可以，总觉得会引起公司同事侧目。在公司，“今天要去看医生，请准许早退”比较说得出口，而“要去和律师会面，请准许早退”就说不出口。另外，去见律师的事一般人是不想让别人知道的。所以杰逊若是听到顾客说：“六点多再来可以吗？”他一定会说：“好的。”
律师经常必须准备各种文件，撰写大量的文字材料。律师要为委托人保守秘密，所以工作必须在事务所内做。可是，事务所内整天都有很多恼人的电话打进来，只有在晚上电话较少，因此他就渐渐地变成了“夜猫子”了。
白天型或是夜猫子型都视个人的情况而定。不考虑个别的条件，是无法断定白天型好或是夜猫子型好的。要紧的是“在最适合自己的时间里处理好事”，才会提高效率。
避免生活步调的混乱。
经常有人说，有重要考试的当天，想早起，只要前一天早上早起就可以了。因为前一天早起，晚上一定会早睡，考试当天就不会睡过头了。但是，我不太赞成这种方法。
这是因为生活步调会受影响。当然，还要看是什么样的考试，若是重要的考试，最好避免用这种方法。虽然这种方法可以早起，但是打乱了生活的步调，恐怕脑筋无法十分灵活。遇到这种情形，应该从考试那天的前一周起，慢慢地改变生活的步调，每天早上提早一点起床，才不会因为生活步调急剧变化，而造成脑筋的不灵活。
在物理学中，有一个“惯性定律”：一切物体在没有受到外力作用的时候，总保持静止状态或匀速直线运动状态。
工作或念书的步调，和直线运动相似。下决心每天早上早点起床念一小时书，这个决心在培养成习惯的过程中，多少会伴随着痛苦。但是，若持续一段日子，每天早上念一小时书会变得理所当然，也不会再觉得痛苦了。
这中间最难的是从静止到运动的刹那，因为此时要有相当大的精神毅力。但是只要付出努力，终究是会看到成果的。可是，若中途泄气的话，那么一切都将前功尽弃。
中途的努力是必须坚持的。就像飞机一旦离开陆地，到了一万米的高空，它不再需要大量起飞时必需的能源也可以持续飞行。但是，上了轨道之后，若说“今天情况特殊”而乱了习惯的话，马上就会完蛋。因为，坠落中的飞机要再次上轨道，必须要有高超的技术和坚强的意志，也就是要有极大的毅力。
紧张感有助于集中精神。
一个人的精神能否集中，除了他本人的能力之外，也受到工作的内容以及工作环境的左右。
但可以肯定的是，谁也无法长时间保持精神的集中。不论是工作或娱乐，一个人能够集中精神做事的时间绝对是有限的。
如果能了解自己集中精神做事的最高时限，是有助于工作效率的提升。因为清楚自己的最高时限，就不会无意义地把工作延长至三四个小时。因为你知道勉强延长工作的时间，只是徒增体力、脑力的负担，没有工作效率可言。如果你的最大时限是90分钟的话，那么不妨就在每90分钟以后都做个休息。休息是为了走更远的路，在适度的充电之后，更能提高工作效率。即使你的最大时限只有20分钟也无妨，只要能发挥最大的工作效率就可以。
此外，适度地变换工作内容也有助于效率的提升。数学做累了，可以改念历史。书写的工作做累了，可以改成阅读资料。变换的内容虽然因人而异，但最重要的是记住“不可能永远保持精力集中”的原则，为了保持工作效率，稍微费心于工作内容的求新与求变才行。
（1）保持某种程度的紧张感。
其实“紧张”的另一层意思就是“投入”。原始时代人类的老祖宗们在受到猛兽追逐的时候，常常心跳加速、手心出汗拼命地逃跑，而手心出汗恰可防滑，以致能攀爬上树顶躲避野兽的攻击。换句话说，“紧张”是下个行动的准备动作，如果不紧张，就无法使出浑身解数逃脱。所以，“紧张”是当时的人们求生存不可或缺的本能。
这样的“紧张效果”不仅在原始时代发挥作用，即使是现代人也不可或缺，因为，紧张的情绪会激发精神的集中力，使得思绪清晰、活泼起来。所以，紧张是正常的精神反应；是在明了所面对的问题的重要性之后，产生出来的正常反射。
所以，面临重大考试却一点也不紧张，若无其事，并非好事。因为，没有紧张就没有警戒心，事情就容易出差错。当然，过分的情绪反应，紧张得什么事情也做不了的话，比不紧张更糟糕。但适度的紧张情绪，绝对有其必要。
（2）培养自己集中精神的能力。
为了提高工作或读书的效率，有必要在平日训练好自己集中精神的能力。
“紧张有助于发挥集中力”的另一明证就是站在书店阅读的时候。相信很多人都有这样的经验，有时候并不打算买书，只想在书店查查资料，虽然东抓一本西抓一册随意地翻阅，但这个时候看到的内容印象却意外地深刻。其实，这应该是担心书店老板或店员会出面干涉的紧张感所致，因为紧张才激发了异常的集中力。
不断改进工作的方法。
在理想目标与实际情况之间，多少会有些差距。譬如，一天预定读书8小时，却由于种种的原因只达到7小时，甚至只有5小时，类似这样的差距，都应逐日记录在你的“进度表”上。
事实上，不论预定的计划有多理想，现实生活里总会出现无法预料的情况，影响计划的完成。现实生活里戏剧性的突发事件虽然不多，但阻挠计划达成的事却不胜枚举。可能是生病，也可能是友人的突然造访，所以，无法达到预期目标的时候，千万不要沮丧、悲观，目标无法达到也没有关系。
但是，却也不能因为“没有关系”，就不尽全力去完成它。为了达到目标所做的努力固然重要，但弥补理想与现实之间的差距所做的作业更是不容忽视。虽然这个差距也许永远无法弥补，但无论如何总是朝目标更前进了一步。
“目标”的重要性并不在于完成，它本是为了提高工作成绩而订的假设。换句话说，设立目标只是完成工作的手段而已。因为没有目标就没有方向，没有尝试的乐趣，也就无法做出任何的成绩来。“目标”是为了避免人性中苟且偷安的弱点所必须的。
眼高手低的空想当然另当别论，如果是一个有实现可能的目标也无法达到，就有必要深究其原因了。因为在理想与现实的差距里，必定潜藏着自己未激发的工作潜能。
譬如，某一位业务员的工作成绩始终不理想，那么他就有必要回顾、检讨一下以往的工作方法。问题可能是出在自己的交涉能力，也可能出在事前工作的不够周全。总之，必定是过程中某处有了缺失。如果这位业务员不加以检讨，改进以往工作缺失的话，永远也无法提升工作的成绩。在理想与现实的差距中，不仅可以找出提升工作实绩的潜力，就算工作成果已经很令人满意，也可以让它更臻于完美。总之，在工作完成时再一次检视其过程是绝对有必要的。从检视过程中你可找出客观衡量自我能力的标准。不论工作或是念书，只看到表面所得到的70分，却从不去探讨失去另外30分的原因是永远无法进步的，只能永远停留在70分的程度。
“进度表”，就是方便个人找出目标与实际之间差距原因的最好资料。愈是凸显差距的存在，就愈能感受到检讨差距原因的重要性。而加强其视觉效果，更有助于早日发现差距的产生。
为了有效地检讨工作上的缺失，最好的方法就是换另一个角度来看问题。有许多时候，你可以藉助他人的忠告达到改进的目的。有道是“旁观者清当局者迷”，别人也许可以提醒你疏忽的地方。
如果没有人可以提供你改进的方法时，你就必须自己积极地寻求突破才行。这时，你得尝试换个角度来看事情。这就像写文章一样，在完成之际，要换个角度检视一下是否前面是口语体，后面是文章体，是否有前后不一致的情形，或是文章有没有涉及人身攻击，有没有错别字，文章格式是否一致等等。如果能再三检讨的话，就可以使文章更臻完美。
养成有系统的习惯。
据统计，一般公司职员每年要把6周时间浪费在寻找乱堆乱放的东西上面。这意味着，每年因不整洁和无条理的习惯，就要浪费近13％的工作时间！
养成有条理的习惯，还有另一层意思，就是寻找自己的“生理节奏”。