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第59章 做事要重视效率(2)
当一个人没有信心，就什么样的行动都拿不出来，从而不想改变自己的生活环境，也不想去帮助其他的人。既然你已拥有控制自己的思想、感受和行为的能力，为什么不拿出积极的行动来呢？以往不明白信心对人的影响，因而形成了今天的你，然而此刻是你头一次可以掌握住信心，为什么不尝试改变自己的无力感？借着你学到的道理和技巧，只要能好好练习，你就必能成为一个高效率的人物。
不要眼睛只盯着事情的问题表面来看，要去找出它内在的原因。不要忘了，也许所作的任何不起眼的决定，都会影响到未来的命运。此外也要记住，一切的决定都会有其结果，因此如果不是自己作主，而任由别人或环境来作主，或者是连想都不想所作决定的后果，而贸然采取行动，结果你花了很多时间去做，却不会见什么成效，甚至可能还会酿成滔天大祸。有时候人们所作的决定是为了避开一时的麻烦，结果却造成了长期的困扰，等到发觉事情不妙了，却跟自己说那个问题已是病入膏肓、回天乏术了。
当前人们所面对的许多问题都很棘手，大部分人认为要想解决恐怕只有“超人”才有办法，这实在是大错特错。要知道人生所碰上的各样结果，事实上都是由无数很小的决定积累而成，那可能是你个人的决定，也可能是你的家庭、你居住的社区、你工作的单位、你生活的社会、乃至于你所属的国家所作的决定。一个人的成功或失败，绝不是因为他作出了石破天惊的大决定，而是在于他每天所作的小小决定，以及根据这个决定所拿出来的行动。
利用衣着来振奋自己的精神并建立自信。
一个心理学老教授常常会在期终考试前劝告他的学生：“为这个考试好好打扮一下吧。打一条新领带，衣服要烫平，皮鞋要擦亮，让人看起来有一种容光焕发、精明能干的感觉，也会使你觉得自己确实很精明干练。”这位教授的确很了解上述原则。请你切实遵守，不要马虎，因为你的外表形象确实会影响你的情绪，影响你内在的感觉。
当一个经理打扮得像个经理时，就会觉得自己真的是个经理，因而表现出经理的派头与风度，工作起来劲头十足。有个推销员曾说：“除非我看起来好像业务很好，否则不会真的感觉很好。如果想要争到大订单，就一定要感觉自己的业绩很好才行。”
你的仪表会对你自己说话，当然也会对别人说话，它可以帮别人决定对你的看法。虽然从理论上看来，人们应当看重一个人的内在而不是别人打量你的第一眼，但这种印象很重要，并且会持续下去，在许多方面影响别人对你的看法。
得体的仪表能告诉大家：“这是一个精明能干、很有前途、而且能担当大任的人。他值得受人器重与信任。他很尊重自己，我也要尊重他。”而衣着邋遢者就令人不敢恭维了，他们的仪表好像在说：“这里有个落魄的人，他不修边幅，办事毫无效率，是那种可有可无的小人物。他根本不值得受人重视，他已经习惯被人使唤。”虽然古语讲“人不可貌相，海水不可斗量。”但实际上，真正能做到的人实在太少了。
一定要记住，你的衣着会对你自己和别人显示你的内在气质，一定要使你的衣着能表现出“这里有一个很自重的人，他真的很重要，我们也要重视他”。
你应该使别人都能看到你的优点，更应该创造出完美的形象。
保罗是拿破仑·希尔的一个学生，他成绩一向都不错，但在一次考试中他迫切想拿到甲等成绩，结果考场作弊，虽然没有被发现，但他内心的罪恶感让他无法平静地思考，结果考得一塌糊涂。希尔了解情况后，与他的学生进行了一次谈话，他这样说：“保罗，你是这样迫切要得甲等成绩，才作出违背良知的事来。同样地，在你一生中，也会遇到许多你迫切想要获得甲等成就的情况，而试图去做一些违背良知的事情。例如，有一天你因迫切地想促成一笔交易，而不择手段地诱使客户掏腰包。这样成功的机会可能很大，但会产生什么后果呢？罪恶感会缠住你，等你再碰到这位客户时，你会感到很不自在，怀疑他是否发现你已做了手脚。你的表现也因为心神不定而乱成一团，很可能就无法再继续做第二、第三、第四笔不断而来的生意。结果，使用诈术做成的生意反而使自己断了许多财路。”
“一位声名显赫一时的社交名流，因为深怕他的太太会发现他有外遇而心神不定，结果恐惧侵蚀着他的信心，什么事都做不好，这样怎么能出效率呢？”
我们每个人都有向善的意愿。当我们违背这种意愿时，就等于把癌细胞放进自己的良知，它们吞噬信心，并逐渐蔓延扩散。因此，要避免去做任何会使你自问“我会被逮住吗？”的问题。
令人很高兴的是，听了这番话的保罗此时已经了解行事正当的实际价值了。
由此可见，“行事正当”能使良知获得满足，因而建立自信。“行事出轨”会导致种种消极的结果：第一，罪恶感会腐蚀人们的信心；第二，别人迟早会发现从此不再信任他们。
心理学家告诉我们，我们能借着改变实际行动，来改变我们的心态。例如，如果你使自己发笑，你就会觉得真的很好笑；当你挺直腰背时，你就会觉得自己很优秀；相反，你若扮出一副苦瓜脸，心情自然好不到哪儿去。
尝试着坐到前面，如果你被允许的话。在各种场合中，后排的座位总是先被坐满，大部分占据后排座位的人，除了没有机会坐到前面的原因之外，大部分是希望自己不要“太显眼”，而他们怕受人注目的主要原因就是缺乏信心。
坐有前面能建立信心。把它当作一个规则来执行，从现在开始就尽量往前坐，当然，坐前面会比较显眼，但这样更容易使你精神集中，工作更有效率。要记住，有关成功的一切都是显眼的。
高效率意味着进退有度。
完美主义是很多人都容易犯的一个毛病，这样的人总是认为事情要做到满分才是高效率的表现，但事实上刚好相反。有时候太专注于一个“点”，往往会牺牲掉整个“面”。如果用3小时可以把一件事做到满分，但也可以利用这么多时间去做三件只值75分的事，你会选择哪一样？
如果你是个讲究效率的人，你应该选择后者。当然，在一开始的时候，你会觉得很不适应这种做法，但只要想想，拿三件事抵一件事，听起来还是颇具成就感的。当然，不能一概而论，尺度要靠自己把握。
试着不要为自己预留太充裕的时间去完成一件事，最好维持在那种“吃不饱又饿不死”的忧患意识当中，这样你就不会有太多的闲时管闲事。当然，也不能把时间排得太紧太满，否则很容易因为工作压力过大而危险身心健康。
不要总是拿自己和那些出色者做比较，他们虽然在业绩上比你强，但不见得样样都比你强！每个人都有自己的优点，要量力而行。假如你把时间都浪费在你无法取胜的事情或无法击败的对手上，你失掉了的东西会更多。
尽量多找一些自己所不擅长的事情来做，多感受一些挫折感。挫折感不但可以帮助你成长进步，还可以提醒你：“自己既然不是如此完美，追求它又有何意义？”当然，如果你很不谦虚地认为自己是十项全能的话，就更不需要再追求完美了，不是吗？
对比行动与不行动的好处与代价。
如果人们知道该如何行动起来，有时就需要由别人提醒他们行动起来的好处，有时又需要弄清楚不行动会出现什么结果。通过算清楚行动的好处和不行动的害处，人们就能开始行动。
在确信自己应该行动起来之后，下一步就是实实在在地迅速行动起来。要做到这一点，你心中要产生一种紧迫感，这是一种外部的提示。你不要选择最后的时限开始行动，而应从相反的角度看这个问题，问问你自己：“我最快什么时候能开始？我所能达到的最高效率又是什么程度呢？”人毕竟不会越活越年轻的，你甚至可以把你的目标公之于众，给自己增加一点鞭策力。
另一个行动起来的方法是制定出进度，按进度规划做事追求高效率。有时候，这些写成白纸黑字的东西是能鞭策自己行动的。另外，把一项大任务或大工程分解成容易完成的小任务，做起来效率会更高，可使整个计划得以顺利实现。
说到激励自己提高效率，人们常犯的错误是以为可以等到自己想动时才动。不要跌进这个陷阱里，大概当你干开了之后，你才会感到想动。认准了这是一件该做的事，你就应该立即行动起来高效率地完成它。
有了积极性，效率也就自然高了。
成大事者会立刻抓住大好时机，迅速作出重大决定，然后立刻投入行动。如果你想成功，你就要立即行动起来。
个人的积极性会使一切都动起来。积极性导致行动，也调动起冲劲，而冲劲对于成功是无价之宝。
激励能鼓舞人们作出选择并行动起来，激励能够提供动因。而动因则是在个人体内的“内部催动”，例如本能、热情、习惯、态度、冲动、愿望等，能激励人们行动起来。
激励别人的方法同样可以用来激励自己，但两者之间有一个很大的差别：自我激励的激励因素是内在的，激励别人的因素是外在的。
谁来激励激励者？答案是激励者自己，其他的办法行不通。
拣最重要的事先做。
每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅“丢了西瓜”，很有可能我们连“芝麻”也没有捡到。使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。
聪明的人，知道如何提高自己做事的效率。
比尔·盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要事先做，次要的东西放后一点。他在经营理念上也是如此。盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发人员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合“行业标准”的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Longhorn（实际上是Windows的全新版本）的开发工作。如果一切进展顺利，该款产品可在2005年以后推出（Longhorn即Microsoft Windows Vista操作系统的开发代号，现已开发成功并推广。）
如果Longhorn能够成为真正意义上的超级Windows，它的计算功能将令Oracle、Sun、AOL Time Warner和Sony望而却步。但是这并非盖茨最关心的，无论是工作还是家庭，都有太多的事情需要他来操持。放弃CEO的职位使得盖茨重新拥有所钟爱的晚上和周末的“思考时间”，使他有更多的机会扮演家庭成员的角色，有时间专注于盖茨及梅林达·盖茨基金会斥资240亿美元救助的艾滋病患者及其他难题。
但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。
时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分出等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。
比尔·盖茨认为：那些高效率的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法来统筹做事。
如何分清主次，大幅度提高自己的做事效率，比尔·盖茨归纳了三个判断标准：
首先明白我们必须做什么？
这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。
其次应该明白什么能给我最高的回报？
应该用80％的精力做能带来最高回报的事情，而用20％的精力做其他事情。（巴莱托定律）
所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。
最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”，“业精于勤荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上(最有生产力的地方)，这就是当今时代“勤”的特点。
前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。
再其次应该清楚什么能给我们带来最大的满足感？
最高回报的事情，并非都能给自己带来最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，惟如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序(注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向)，并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。
比尔·盖茨曾经向效率专家艾维请教“如何更好地执行计划”的方法。
艾维声称可以在10分钟内就给比尔·盖茨一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给比尔·盖茨一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”
比尔·盖茨用了5分钟写完。
艾维接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5分钟。
艾维说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”
艾维最后说：“每一天都要这样做您刚才看见了，只用10分钟时间，你对这种方法的价值深信不疑之后，叫你公司的人也这样干。这个试验你爱做多久就做多久，然后给我寄支票来，你认为值多少就给我多少。”
分清事情的轻重缓急，优先做好最重要的事，这是效率专家艾维教给比尔·盖茨的妙法。因为这个妙法，艾维得到了2·5万美元的酬劳和随支票一道附来的短语：“我平生所学，从未感到如此大的收益。”
当然，除了要强调优先重要，还要强调长远重要。这是“第四代时间管理学”超越前三代的突破性理念，也是“第四代时间管理学”的核心精髓。强调长远重要，即强调做“不急迫却重要而长久的事”。