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第57章 做事要善于时间管理(4)
下面是微软公司软件工程师查理先生亲身经历的一件事：
有一天，查理夫妇来找比尔·盖茨，向他请教一些家庭管理问题。他们夫妻养育了七个孩子，家里又忙又乱，太太一天忙到晚都忙不过来，变得脾气暴躁，心情变得很坏，身体精神都濒临崩溃。而那位先生呢？他回家就好像是上战场，感受不到半点家庭乐趣。
比尔·盖茨于是告诉那位先生说：“你们的困难症结是因为你的太太工作太过劳累，她出尽全力也做不清家务。你雇个佣人帮她吧！”
据比尔·盖茨所知：他们家庭的经济状况很不错，别说雇一个佣人，就算两三个也不成问题。
当他向夫妻二人提出这个建议时，立刻遭到了查理太太反对：“不行。我不许别人来照顾我的丈夫和孩子。”
比尔·盖茨耐心地向她做说服工作，反复地向她解释说她现在没有能力照顾他们，讲得率直点，她现在是有心无力反而正在折磨她所爱的人。
后来，夫妻二人接受了比尔·盖茨的建议，雇了个佣人太太轻松多了，丈夫也得到安慰，孩子们也快乐了。
从这件事中，我们可以得到这样的启示：
别做不需要做的，
别做其他人可以做的，
将你现在做的事，分些给别人。
这是行政管理的金科玉律，你也可以效法一下。让别人替你去做你干得十分吃力的事，使你从中解脱出来，全身心地去做那些对你来说得心应手的事。
在时间管理学中，有一个著名的概念，叫“猴子管理”，也是讲述这个道理的，它是由美国的肯尼·布兰查德(KennethBlanchard)、威廉·奥肯(WilliamOncken)与豪尔·伯罗斯(HalBurrows)在其名著《一分钟经理碰上猴子》(The One Miute Manager Meetsthe Monkey)一书中提出的。它已经成了“接手他人的当然责任”的代名词。
现在把它介绍给大家：
为什么有些经理人总是觉得时间不够用，而他们的属下却老是没有工作做？
这些经理人也许会辨称：“也许我不应该抱怨别人总是少不了我，也许是我想让自己变成不可或缺，来获得工作上的安全感。”
“一分钟经理”大不以为然。他解释说，不可或缺的经理人会对组织构成伤害，而不是组织内的重要人物，尤其是当他们阻碍到别人的工作时，自认为自己是不可取代的人，通常都会因为他们对组织所造成的伤害，而丢掉官位。此外，高级经理人不能够冒风险提升在其目前工作岗位上不可或缺的人，因为他们并未培育接班人……你的问题就是猴子。
谁托着“猴子”？
一分钟经理以一个极其生动、充分反映生活的例子，来解说这个定义经过走廊时，老板碰到公司的一个员工，他说：“老板，早安！我能不能和你谈一下？我碰到了一个问题。”
老板必须去了解属下的问题，于是就站在走廊上听他详细叙述问题的来龙去脉。替人解决问题一向是老板的最爱，老板专心地听他述说。当最后老板举起手来看手表时，原以为短短五分钟的时间，竟然是三十分钟。走廊上的讨论，耽误了老板到达目的地的时间。老板对这个问题所了解的，只能让老板决定，他必须介入这件事，但他所获得的资讯并不足以做成任何决策。
于是老板说：“这是个很重要的问题。但是我现在没有足够的时间和你讨论。让我先考虑一下，回头再找你谈。”
然后，他们俩各自离开。
做为一个旁观者，你可以很清楚地看到故事中所发生的事情。如果你身在其中，要看清楚真相就比较困难了。在他们俩在走廊见面之前，猴子是在老板的属下的背上。就在他们谈话的时候，由于彼此的互相考虑，此时，猴子的两只脚分别搭在他们俩个人的背上。但是当老板表示“让我考虑一下，回头再找你”时，猴子的脚便由老板属下的背上，移转到老板的背上，而老板的属下则减轻了负担，轻松地走开了。因为，这时候，猴子的两只脚都放在了老板的背上。
现在，让我们假设，当时所考虑的事情归老板属下工作的一部分。让我们再进一步假设，他有能力对他自己所提出的问题提出一些解决方案。如果事实果真如此的话，当老板允许那只猴子跳到自己背上时，等于自告奋勇去做属下所应该做的两件事：
把问题的责任由对方手上移过来。
答应对方要向他提出进度报告。
每一只猴子都需要人照料、监督。
在刚才所描述的状况下，你可以看到，老板接下了员工的角色，而老板的属下则扮演监督者的角色。第二天，属下到老板办公室好几次，提醒老板：
“老板，事情办得怎样了？”
如果老板的解决方法不能让他满意，他会“强迫”老板去做这件原本该他做的事。
为此，管好猴子要注意以下几点：
猴子生病了，要找出治病的方法。
这是谁家的猴子，猴子由执行者喂养。
替猴子保险，给予建议，立即行动。
定期检查猴子的身体。
安排时间要有技巧。
如果你是一个热爱生命热爱生活的人，就在时间面前做一个精打细算的人，那么，你的时间就会越挤越多。
比尔·盖茨说：时间就像海绵里的水，只要你用心去挤，它总会有的。
在美国有一个非常具有想象力的钟表匠，他为了让大家每天可以多得一个小时，制造了一种特别的计时器，每分钟只有57·6秒。这样他从每分钟里挤出了2·4秒，一天下来多了近60分钟。
如果你是一个善于使用时间的人，就是不用他的这种计时器，你每天照样可以挤出一个小时，并且受益无穷。
如果你按照比尔·盖茨的说法去做，相信你会认同的：
（1）配合自己的精神状态去工作。
据有关专家研究显示，人的正常体温在一天之中的变化可相差达1·65摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。
按照一般人的习惯，人们的身体状况通常是在早上的8、9点钟和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越想睡，下午两三点钟是工作效率的“低谷”。体温在下午6点钟到8点钟达到高峰之后，很多人会精神减退。
所以，用你工作效率最高的时间处理困难的事情，或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。
（2）把每天的工作排成一张清单，并按照重要程度排序。
如果你是一个公司的职员，把每天的工作都列成一张工作清单，并按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多，就把最迫切的列为“甲类”，次要的列为“乙”类，再其次是“丙”类，或者用不同颜色的笔来分类。
（3）按轻重缓急分类“处理”
拣出重要的文件，加以分类：“处理”(须处理或须交托别人去做的)，“阅读”(一有空就要看文件)以及“存档”(将来可供参考的文件)。把“处理”的一堆放在显眼的地方，其余两堆则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上，你就可以避免分心而浪费时间。
（4）让办公室的门半掩着或闭门谢客。
许多人喜欢说他们办公室的门是永远打开的。然而，如果每个不速之客都接待，你也许办不成什么事。应该找些委婉的方式保护自己，避免突如其来的干扰浪费你的时间。公共关系专家列维把他的开门政策稍加变化让门半掩着。这意义很清楚：他其实不想让你进去。但真有要应付不速之客的另一个办法：告诉对方你事务繁杂，向他道歉，然后请他在你不忙或工作效率较低的时间再来。
（5）挂断来电不受干扰。
电话最能帮助我们节省时间，也最能浪费我们的时间。《时间管理新法》一书的作者麦肯齐说，想把长篇大论的来电挂断可以先定个时限，然后用“大致上就是这样了……”之类的话题暗示交谈应该结束了。打电话之前要弄清楚打电话的用意。如果你要谈好几件事，就先记下来，然后一一照着谈。忙碌的人会希望你直截了当。如果不想让自己打出的电话不受欢迎，就要记下你通常要打电话的对象什么时候最不忙，更好的办法是先约定时间再打重要的电话。
（6）不要光等。
如果知道等候是不可避免的，可以随身带些阅读的材料。公事包或者文件夹里放些文件、报告、刊物或剪报。
（7）稍作休息。
尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。日常工作之际稍作休息，可以帮助你稍后做得更快更好。中午打个盹可以恢复体力，运动一下也可以让头脑清醒，身体放松，就算只是交替做深浅呼吸10分钟，也有松弛身心的作用，令你精神焕发。
三心二意就会浪费时间。
有意识地训练自己在利用时间方面的本领。你才能从时间里找到自己更多的人生价值。
比尔·盖茨说：不管是学得更快，还是干得更快，都是一个效率问题。
如何在你的日常工作和生活中，使效率得到充分的显示？比尔·盖茨认为最实用、最重要的方法则是集中精力、高度投入。三心二意，心猿意马，绝不可能换来高效率，就是天才也不行。反之，有效地把精力、时间集中在当前所做的事情上，就可以产生能量聚焦效应。高度专注，高度投入，这是提高效率最简单最有效的秘诀。
比尔·盖茨从小就精力过人，从小就极爱思考，一迷上某事便能全身心投入。在湖滨中学读书时，常按自己的兴趣爱好来安排学习。比尔·盖茨在喜欢的课程上狠下功夫，学得非常棒，如数学和阅读方面。每次父母看到比尔拿回来的成绩单，尽管他们知道比尔在一些课程上会学得更好，但他们并没有拉下脸来责备比尔·盖茨。因为他们知道这样的学习才是高效的学习，才能始终保持那种难得的专注意志，从而有利于将来创造人生的大业。
那些成功的人士，其实没有什么超人的本领，如果说有的话，他们只不过比别人更善于利用时间，管理时间。
珍惜我们的时光吧！别把这宝贵的时光白白浪费，别让我们临江而呼，逝者如斯夫，不复还，我们不求长远，只求现在的每一个脚步，一步，两步，步步跨入明天。这样我们的生活才能更充实，生命也才会因此更加绚丽多彩。
学会设定时间的优先次序。
每个人每天都有非常多的事情要做，为有效管理时间一定要设定优先次序：在日常工作中，有20％的事情可决定80％的成果；目标须与人生、事业的价值观相互符合，如此才不致浪费力气；发展专长，从事高价值的活动；无益身心的低价值活动，会腐蚀我们的精力与精神，尽量不要去做；要设定优先顺序，将事情依紧急、不紧急以及重要、不重要分为四大类，一般人每天习惯于应付很多紧急且重要的事，但接下来会去做一些看来紧急其实不太重要的事，整天不知在忙什么。其实最重要的是要去做重要但是看起来不紧急的事，例如读书、进修等，若你不优先去做，则你人生远大的目标将不易实现。
设定优先次序，可将事情区分为五类：必须做的事情；应该做的事情；量力而为的事情；可以委托别人去做的事情；应该删除的工作。最好大部分的时间都在做必做和应该做的事情。
时间应如何运用才最有价值？一个重要的观念是要做对的事以及重要的事，而不是把事情做完就可！一般人的习惯是不管所做的事情是否正确，只知一味地去做，这样是不对的。惟有努力去做“对”的事情才会有高产能，要有勇敢的特质，拒绝不重要的事，来者不拒是不好的。
忘掉过去种种，而努力未来。专注于目前有什么机会，努力去把握，要有时间的远景。真正的成功本身是一种态度，亦即要有成功的意念、欲望、决心，每天要有足够的时间来做重要的事。
组织时间、保持整洁能够提升我们的自我价值、自我形象以及自我尊严。例如将桌面保持整洁，做完事立即归档，做事只经手一次，经手五六次才完成就很浪费时间，尽可能一次就把它做完，凡事若能预作准备，才能有效地掌握时间。
将不用的资料丢掉；将资料转交给别人去做；重要的事情一定要马上去做；有使用价值且重要者才归档，根据统计约80％～90％的归档资料是不会再去用它。若在五分钟之内无法找到所要的档案，就是不好的档案系统，所以每隔一段时间要整理档案并将不需要的档案丢掉。
有毅力、耐心地持续工作，直到完成；做完工作，给自己适度的报酬与奖励；善于利用内在及外在的巅峰时刻（内在巅峰时刻是指利用自己精神最好的时刻来做重要的事情，外在巅峰时刻是指与别人接洽时要掌握别人最有空的时段）；善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的时间通常会超出您所预定时间的30％以上；善加规划能减轻压力；不要制造借口，要妥善制订计划并将工作完成。