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第55章 做事要善于时间管理(2)
嗅觉灵敏的金瑞德公司也绝非无能之辈，它们也意识到了“麦金塔”的重要意义，并为之开发名为“天使”的专用软件，而这，才正是最让盖茨担心的事情。
微软决心加快“卓越”的研制步伐，抢在“天使”之前，成功推出“卓越”系列产品。半个月后，“卓越”正式研制成功，这一产品在多方面都远远超越了“先驱”软件，而且功能更加齐全，效果也更完美。因此，产品一经问世，立即获得巨大的成功，各地的销售商纷纷上门定货，一时间，出现了供不应求的局面。
此后，苹果公司的麦金塔电脑大量配置卓越软件。许多人把这次联姻看成是“天作之合”。而金瑞德公司的“天使”比“卓越”几乎慢了3周。这3周就决定了两个企业不同的命运。
随后的市场调查报告表明：“卓越”的市场占有率远远超过了“天使”。将竞争对手甩在后面，微软又一次给全世界上了精彩的一课。
在各种各样的商战中，谁在时间上赢得主动，谁就能领先一步，在行动中就有了取胜的主动权。
谁慢谁就被吃掉。
人生就是一场竞赛，只有不断地奔跑，才能在竞争中不被他人“吃掉”。
比尔·盖茨说：快速、加速、变速就是这个信息时代的显著特征。这种特征只有每个敢于奋起直追的人才能真正地理解和把握。
在创业初期，比尔·盖茨他们设计开发的软件“8086”，似乎是超乎寻常的。比尔·盖茨安排一位软件开发工程师做新模拟程序的候选人。可是过了很长时间，他连手册还没有写出来。微软公司的雷恩和奥里尔只好根据英特尔工程师们写的说明书来搞他们的版本。英特尔的工程师们此时正在设计这个芯片。
这样，软件就走到了硬件的前头。
这样做似乎没有必要。但是在那一个阶段，微软公司内部有一种狂热的工作气氛，这种气氛推动着所有的员工拼命工作。在这后面有一个叫做比尔·盖茨的“魔鬼”，他不断地催促说：“快点！快点！”
那时比尔·盖茨心里十分清楚，微软公司这么干实际上是在做一次投机冒险。按以往的惯例是：搞项目总是等机器出来，然后各路英雄一路冲杀过去，谁做得好做得快，谁就会成功。
比尔·盖茨知道：在同一条起跑线上，很难说谁就一定得第一。微软公司这一次的方法是抢跑。新的计算机做不出来，就算微软公司白干了一场。但是，新型计算机做出来了，那谁也别和微软公司争了，微软公司一定是第一。
微软公司的这个决策得到了回报，它又一次挣到了钱。
在阿尔伯克基的一切工作都做完后，微软公司将做一次战略转移。为了永远记住在阿尔伯克基的日日夜夜，微软公司的各位英豪决定在1978年11月7日这天照一张集体相。
就在这个月，微软公司完成了全年100万美元销售额。精确地说，是135万多美元。他们带着这个成绩，向着大西北绿草如茵的地方进发了。
在途中，比尔·盖茨访问了硅谷的计算机制造商。在一条路上，他得到了警察开具的三张超速行驶的罚单，其中两张是同一天被同一个警察处罚的。他来来去去都开得太快了。
他用的是微软的速度。可惜的是，警察并不理解这种速度的含义和这位司机的真实思想。
这是一个速度快得让人目不暇接的时代，只有跟得上速度的人，立志于走在时间前面的人才能取得成功。比尔·盖茨的创业成功就证实了这一点。
在日常生活中，你要学会和自己比赛，始终走在时间的前面，尽可能地超出自己平常的成绩。
首先要养成快速的节奏感，克服做事缓慢的习惯，调整你的步伐和行动，这不仅可提高效率，节约时间，给人以良好的作风印象，而且也是健康的表现。
由于科学技术的社会化，人与人在质量、能力(智商)上的差别越来越小。因此，人发出的能量就取决于其速度。
谁慢谁就会被吃掉。比如：搏击以快打慢，军事先下手为强，商战已从“大鱼吃小鱼”变为“快鱼吃慢鱼”。
比尔·盖茨认为：竞争的实质，就是在最快的时间内做最好的东西。人生最大的成功，就是在最短的时间内达成最多的目标。质量是“常量”，经过努力都可以做好以致于难分伯仲；而时间，永远是“变量”，一流的质量可以有很多，而最快的冠军只有一个。任何领先，都是时间的领先！
我们慢，不是因为我们不快，而是因为对手更快。
下面的这个《羚羊与狮子》的故事，充分说明了这一点。
在非洲的大草原上，一天早晨，曙光刚刚划破夜空，一只羚羊从睡梦中猛然惊醒。
“赶快跑！”它想到，“如果慢了，就可能被狮子吃掉！”
于是，起身就跑，向着太阳飞奔而去。
就在羚羊醒来的同时，一只狮子也惊醒了。
“赶快跑”，狮子想到，“如果慢了，就可能会被饿死！”
于是，起身就跑，也向着太阳奔去。
将时间管理当成比赛会让你受益无穷。
它能让平淡无味的工作变得有趣、生动。即便是最有刺激性的工作中也免不了有乏味的事。
和自己比赛可以激发心理学上“满溢状态”的行为。这是一种内在的变化，时间似乎很少，但你的成果却很多。
改善你的工作质量。对于实现你自己的目标应该像优秀的跨栏选手一样，速度更快、更好，还要求不把栅栏碰倒。
掌握自己的时间并利用。
一个人之所以成功，时间管理是非常重要的关键因素，如果我们想要成功，就必须让我们的时间管理做得更好，要把时间管理好，最重要的就是做好以结果为导向的目标管理。
首先，你现在对于时间的心理概念是怎样的，你要有把事情做好，时间管理好的强烈欲望；并决定达成作好时间管理的目标；时间管理是一种技巧，观念与行为有一段差距，必须经常地去演练，才能养成良好的习惯；不断坚持直到运用自如。
只有将时间管理好，才能够达到自我理想，建立自我形象，进一步提升自我价值。每个人若能每天节省2小时，一周就至少能节省10小时，一年节省500小时，则生产力就能提高25％以上。每一个人皆拥有一天24小时，而成功的人单位时间的生产力则明显地较一般人高。
你要明确，要成就一件事情，一定要以目标为导向，才会把事情做好，把握现在，专注在今天，每一分每一秒都要好好把握。想要作一个工作高手，有两个关键，第一就是工作表现，要有能力去完成工作，而非只强调其努力与否而已；第二是重视结果，凡事一定要以结果为导向，做出成果来。将时间管理好，能让人更满足、更快乐、赚取更多的财富、自我价值亦更高。
现在来看一下你的时间是如何使用的。
记录自己的时间目的在于知道自己的时间是如何耗用的。为此，要记录时间的耗用情况。要掌握用精力最好的时间干最重要的事。精力最好的时间，因人而异。每个人都应该掌握自己的生活规律，把自己精力最充沛的时间集中起来，专心去处理最费精力、最重要的工作，否则，常常把最有效的时间切割成无用的或者低效率的零碎时间。试着找到无效的时间，首先应该确定哪些事根本不必做，哪些事做了也是白费功夫。凡发现这类事情，应立即停止这项工作；或者明确应该由别人干的工作，包括不必由你干，或别人干比你更合适的，则交给别人去干。其次还要检查自己是否有浪费别人时间的行为，如有，也应立即停止。消除浪费的时间，因为时间毕竟是个常数，人的精力总是有限的。
分析一下自己的时间都用到哪里去了，是时间管理的第一步。介绍一个例子，惠普公司总裁柏拉特(Lewis Platt)把自己的时间划分得很好。他花20％的时间和客户沟通，35％的时间在会议，10％的时间在电话上，5％的时间看公文。剩下来的时间，他花在一些和公司无直接关系，但间接对公司有利的活动上，例如业界共同开发技术的专案、总统召集的关于贸易协商的咨询委员会等。当然，每天也留一些空当时间来处理发生的情况，例如接受新闻界的访问等。这是他与他的时间管理顾问仔细研究讨论后得出的最佳安排。
对照一下你是否有时间管理不良的征兆？看看你是否有以下这些问题：
（1）你是否同时进行着许多个工作方案，但似乎无法全部完成？
（2）你是否因顾虑其他的事而无法集中心力来做目前该做的事？
（3）如果工作被中断你会特别震怒？
（4）你是否每夜回家的时候累得精疲力竭却又觉得好像没做完什么事？
（5）你是否觉得老是没有什么时间做运动或休闲，甚至只是随便玩玩也没空？
对这些问题，只要有两个回答是“是”的话，那你的时间管理就出了问题。
有效的个人时间管理必须对生活的目的加以确立。先去“面对”并“发现”自己生活的目标在何处，问问自己：“为什么而忙？”“到底想要实现什么？完成什么？”问自己这些问题也不是挺舒服的事，但对自己的生活却颇有启发作用。接下来应要求自己“凡事务必求其完成”，未完成的工作，第二天又回到你的桌上，要你去修改、增订，因此工作就得再做一次。
你是否了解下面一些时间管理的原则呢？
第一，设定工作及生活目标，排好优先次序并照此执行。
第二，每天把要做的事列出一张清单。
第三，停下来想一下现在做什么事最能有效地利用时间，然后立即去做。
第四，不做无意义的事。
第五，做事力求完成。
第六，立即行动，不可等待、拖延。
设定一个目标的好办法。
设定一个目标，立定标杆、全力以赴：譬如射标，一定要有一个靶，才会射中标的。同样地，人生若没有目标，只会任由环境影响，而非自己影响环境。根据耶鲁大学研究，只有3％的学生为自己订下目标，而其他的学生则没有。经过长时间的研究指出，当初订下目标的3％学生，其成就远超过其余97％学生的总和。
一般人不愿为自己设定时间衡量目标的几个原因：怕万一达不到会有失败感；认为每天过得好好的就可以了；误将行动当成就；每天忙来忙去，好像很有成就感。其实行动不等于成就，有结果才算有成就，所以一定要设定成就目标。
尝试着这样为自己拟定一个目标并去实现它：
第一，先拟出您期望达到的目标；
第二，列出好处：您达到这目标有什么好处？譬如您有一个目标想买房子，列出买房子对您有哪些好处；
第三，列出可能的障碍点：您要达到此目标之障碍，可能是钱不够、能力不够等，一一列举，同时列出解决的想法；
第四，寻求支持的对象：一般而言，很难靠自己一个人即能达到目标，所以应将寻求支持的对象亦一并列出；
第五，订出行动计划：一定要有一个行动计划；
第六，订出达成目标的期限。
要实现目标，我们应该做到以下几个方面。
消除恐惧：不要担心失败，认同每个人一定要有“目标”这个想法。
坚持目标：若不坚持，任由挫折、打击所摆布因而放弃，则永远达不到预定的目标。
一位希望追求成功的人必须能坚持、决不放弃，才会成功地达到目标。
写下目标：通常用想的还不够，一定要写下您的目标，才能加深印象，进入我们的潜意识。
设定优先顺序：目标可能有很多，一定要排定其优先顺序。
拟定计划：依据目标之优先顺序拟定计划。
对计划设定优先等级和先后顺序。
排定时间：确实做、马上做。
除掉障碍，寻求合作，充实知识，决定关键步骤，人类因梦想而伟大，作伟大的梦，并使它们实现。每天早上重写一遍您的目标，每天晚上审查这些目标；每天如此做，这样才会进到我们的潜意识。
每天作好一个有效的计划。
没有哪一位足球教练不在赛前向队员细致周密地讲解比赛的安排和战术。而且事先的某些计划也并非一成不变，随着比赛的进行，教练一定会根据赛情作某些调整。但重要的是，开始前一定要作好计划。
你最好为你的每一天和每一周订个计划，否则你就只能被迫按照不时放在你桌上的东西去分配你的时间，也就是说，你完全由别人的行动决定你办事的优先与轻重次序。这样你将会发觉你犯了一个严重错误每天只是在应付问题。
为你的每一天定出一个大概的工作计划与时间表，尤其要特别重视你当天应该完成的两三项主要工作。其中一项应该是使你更接近你最重要目标之一的行动。在星期四或星期五，照着这个办法为下个星期作同样的计划。
请记住，没有任何东西比事前的计划能促使你把时间更好地集中运用到有效的活动上来。不要让一天繁忙的工作把你的计划时间表打乱。
做一张日程表，日程表不仅仅对于那些所谓的老板有用，每个人都可以从中获利。
在纸的一边或在你的记事本上列出某几段特定时间要做的事情，如开会、约会等。在纸的另一边列出你“待做”的事项把你计划要在一天完成的每一件事情都列出来。然后再审视一番，排定优先顺序。表上最重要的事项标上特别记号。因此，你要排出一两段特定的时间来办理。如果时间允许，再按优先顺序尽量做完其他工作。不要事无巨细地平均支配时间，同时你要留有足够的时间来弹性处理突发事项，否则你会因为因小失大完不成主要工作而泄气。
在使用日程表你应注意“待做事项”有一项很大的缺点，那就是我们通常根据事情的紧急程度来排定。它包括需要立刻加以注意的事项，其中有些事项很重要，有些并不重要。但是它通常不包括那些重要却不紧急的事项，诸如你要完成但没有人催你的长远计划中的事项和重要的改进项目。
因此，在列出每天“待做事项”时，你一定要花一些时间来审阅你的“目标表”，看看你现在所做的事情是不是有利于你要达到的主要目标，是否与其一致。
在结束每一天工作的时候，你很可能没有做完“待做事项中所列出的事项，但是你不要因此而心烦。如果你已经按照优先次序完成了其中几项主要的工作，那么这正是时间管理所要求的。
不过这里有一项忠告：如果你把一项工作(它可能并不十分重要)从一天的“待做事项”上移到另一天的工作表上，且不只是一两次，这表明你可能是在拖延此事。这时你要向自己承认，你是在打马虎眼，你就不要再拖延下去了，而应立即想出处理办法并着手去做。
你最好在每天下班前几分钟拟定第二天的工作日程表。如果拖到第二天上午再列工作计划表，那就容易做得很草率，因为那时又面临新的一天的工作压力。这种情况下排定的工作表上所列的常常只是紧急事务，而漏掉了重要却不一定是最紧急的事项。