不忘事、不误事与做好事（2）
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最容易被遗忘的是那种间隔较长的周期性事务工作，如财务人员每月某日报税、某日交保险等，每月只有一次（有些工作间隔更长，一年只有一两次），而每次的时间性又非常强，一旦错过后果又比较严重。对于类似情况，只要我们在每项工作规定日期的前一两天将其记录为待办事项，我们就不用担心遗忘了。
要想让记事本真正发挥效用，还要养成两个良好习惯：一是记事本要随身携带随时记录，当你在自己的座位上时，记事本应放在你随手可及的地方，当你开会和外出时（包括下班回家），记事本也应随身携带，一旦接受了新的工作或想起了需要做的工作，除当即完成的以外，均应及时记录下来以免遗忘。二是记事本要勤翻多思，要养成工作间隙勤翻记事本的习惯，看看今天记录的待办事项还有哪些没有办，下面该办哪一项了（记录了不看也就失去了记录的意义）。如果时间允许，再看看前一阶段已经完成的记录和今后一段时间的待办事项，系统地想一想后面还有哪些工作要做。这样的头脑风暴法不仅可以帮你挖出许多被遗忘的工作，而且还可以丰富你的工作思路，产生许多新点子新设想。
当然，记事本除了可以帮你有效安排工作确保不忘事以外，还是一份十分有用的工作记录。遇有撰写年终总结或回忆某项工作时，打开记事本，你所做的各类工作便一目了然了。
虽然说了这么多，但严格说来，做到不忘事只是对一个人的基本要求，在此基础上还应做到不误事和做好事。
二、保证不误事的秘诀
所谓不误事是说做事要讲究次序，要善于分清事情的轻重缓急。我们每天需要处理的事情大大小小千头万绪，这么多的事情堆在眼前，该先做什么，后做什么，怎样才能保证时间效用的最大化，这些也都是颇有讲究的。
在时间管理学中，将要做的事情分为四类：重要且急迫的，不重要但急迫的，重要却不急迫的，不重要也不急迫的。在这四类事情中，时间管理学要求首先要做好第一类事情，其次是重要但不急迫的，再次是不重要但急迫的，最后是不重要也不急迫的。但我个人对上述做事的优先顺序稍有异议：我们首先要完成重要且急迫的工作是毫无疑问的，但接下来是该做重要但不急迫的事情还是不重要但急迫的事情呢？我认为应该是后者。
工作是否重要一般是就其影响程度而言的，而工作是否紧急则是就其时效性而言的。诚然，对于重要工作我们一般会给予更多的关注，也会投入更多的精力，要确保其完成的质量和达到的效果。但如果因此而忽视了一般性工作也是不允许的。特别是那些紧急工作，也许我们只需分出一点点精力就能完成它，但如果过度重视了重要工作而对之视而不见的话，小事也可能酿出大事故来的。
其实，只要我们善于将各类重要的与不重要的、急迫的与不很急迫的、费时多的与费时少的、说的与做的、耗脑力的与费体力的事情统筹考虑，做到见缝插针灵活调配，即使工作再多再重也是能够圆满完成的。
三、保证做好事的秘诀
不忘事与不误事都是为做好事服务的，把我们经手的每件事情做好才是最终目的。说起来简单，但真正要把我们经手的每件事情做好又谈何容易，特别是当我们要做的事情超出我们的精力的时候，要想做到这一点就更是难上加难了。
前面已经讲过，事情有重要与不太重要之分。在做事情上有一个非常著名的二八法则，即用你8?0?%?的精力做2?0?%?重要的事情，用2?0?%?的精力做8?0?%?不太重要的事情。对于那些事务性的、程序化的甚至一些例行公事类的工作，我们不应投入过多的精力。当然，少投入精力并不意味着可以不将其做好，只是说我们在做此类事情时要善于取巧。一是要善于借助外力，比如授权手下人完成（当然，以你现在的状况是无权可授的）。二是要善于合理利用时间，比如对性质相同或相近的工作采用集中处理的方式（集中一段时间打电话或处理文件等），而对一些小事情采取见缝插针的方式处理等。三是要善于利用历史资料。多年以来，我十分重视将自己工作中撰写的各类文字在电脑中分类存贮，因为这些总结、安排、措施等常常是周期性的，每当再次需要时，只需在原有基础上适当做些修补删改即可，这要比每次都另起炉灶节省很多精力。
要集中你的主要精力做好重要的工作。对于不同的部门、不同的时期甚至不同的人来说，重要工作的概念是各不相同的，这里所说的重要工作主要指以下两类：一类是该项工作完成质量的好坏可能会对公司、部门或你的领导产生重大的影响；另一类是该项工作完成质量的好坏可能会对你本人未来的成长产生重大的影响。以这两个标准来衡量你的工作，就能很容易地区分出哪些是重要工作，哪些是一般性工作了。
对待重要工作这里只想提示你两点：一是要树立精品意识，要力求尽善尽美，尽量减少或杜绝各类疏漏和低级错误。二是要处理好质量与效率的关系，要保证在规定的时间内完成你的工作，又要克服片面追求效率而牺牲质量的做法。举例说明：鑫鑫最近一次数学周测只得了80多分，丢分的根本原因依然是粗心。面对这样的成绩，他却振振有词地说：别看我成绩不太好，却是全班第一个交卷的。为了这80分的成绩和交卷的速度，那一晚，我和他进行了长达一小时的谈话。
说得够多了，下次再谈吧。