发出指示式
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“指示”是所有商业备忘录中最常见的一种，其目的是要求或告诉某人做某事。作者通常不是要提醒读者想起某个问题，而是要告诉他们某个问题。
举个例子，假设你准备召集销售人员开会，教给他们一种在连锁商店中管理货架的新方法。但是，为了收到更好的效果，你需要每一个销售人员，提供其所在地区一家存在问题的连锁店的有关信息。你该如何组织你的开场白呢？基本上是以这种方式开场：
背景（S）＝我们打算在销售人员会议上教会你们管理货架的新方法。
冲突（C）＝为了收到效果，需要你们提供你们所在地区一家存在问题的连锁店的有关信息。
疑问（Q）＝ 我们如何向你提供信息？
也可以更简单地以这种方式呈现：
背景（S）＝ 我们打算做X。
冲突（C）＝ 需要你们做Y。
疑问（Q）＝ 我们如何做Y？
在本例中，读者的疑问可能不会挑明，而是隐含的，因为按照作者的思路，并不一定要明确提出该疑问。但是，你在写出开场白前，必须为自己明确提出该疑问；否则，你就有可能无法确定文章将要回答的问题。
在本例中，读者的疑问是“如何提供信息”，而针对疑问词为“如何”的问句，回答必然是有关“步骤”。因此，你的文章结构会类似图4 -5所示。还要注意的是：本例中的“冲突”和“答案”基本上是相互配对、正好相反的，
“冲突”是引出“疑问”的前提，“答案”则是采取措施后的效果，而这些措施必然能够解决以上“疑问”。再举一个例子。假设你的企业有一个工作流程手册，各个部门都可以对其进行更新或增删，你希望确保各部门都以相同的方式更新手册：
背景（S）＝我们有一个工作流程手册，任何违反工作流程手册的行为都可能损害公司利益。工作流程手册需要持续更新。
冲突（C）＝为确保手册的兼容性，更新手册时必须遵循同一方式。
疑问（Q）＝ 这个方式是什么？
在此例中，读者的疑问仍然是隐含的，而不是明确提出的。以上模式还可用更简单的方式表示：
背景（S）＝ 你做X。
冲突（C）＝ 必须按Y方式进行。
疑问（Q）＝ 什么是Y方式？
图4-5 将疑问强加给读者的发出指示式文章
请求支持式
另一类常见的备忘录是要求批准经费的申请。在此类备忘录中，读者的疑问必定是“我应该批准这一申请吗”，此类疑问通常也是隐含的。要求批准经费的备忘录通常具有以下结构：
背景（S）＝ 我们遇到了一个问题。
冲突（C）＝ 我们的解决方案需要＿＿＿美元经费。
疑问（Q）＝ 我应该批准吗？
如果更详细一点，也可以这样表示：
背景（S）＝正如您所知道的，在过去4年中，我们部门的业绩每年都增长了20％。但是，根据总部的规定，我们部门的员工编制一直为14人。这造成了员工必须超时工作、周末加班，但工作仍不断积压。
冲突（C）＝目前我们部门积压的工作量已经达到22周，这对任何机构来说都无法承受，我们已没有再增加工作时间的余地。通过研究，我们认为，购买一台价格为＿＿美元的IBM＿＿＿，既可以减少积压的工作量，又可以减少超时工作的次数。
疑问（Q）＝ 我应该同意吗？
回答（A）＝ 我们请您尽快批准此申请。
为了使请求经费的申请得到支持，通常有3个（有时有4个）标准的理由：
您应当批准此申请，因为：
解决该问题刻不容缓；
此方案能够解决该问题（或者是：此方案是多种解决该问题方案中最好的一种）；
采用该方案后节约的成本（或其他合理的财务方式）将超过此方案支出的成本；
我们还可以得到其他好处。
以上第一要点详细说明了存在的问题，第二要点详细说明了解决方案。第三要点是通常的财务分析。第四要点有时可表示成“此方案还将创造新的业务机会”，但这一要点并不总是成立。不过，如果成立，就应该将这一要点包括在内。换句话说，你并不是要出于这一原因而采用该方案，但在准备方案时，还是应当指出这一额外的好处。
图4-6是该文章基本的金字塔结构。