第21章
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如果有一个小时的空闲时间，你愿意用它来收发信件、整理报刊、聆听推销员的产品介绍或是打扫散落在房间里的纸屑吗？我相信，大多数人的答案都会是否定的。如果你也和他们一样的话，就请用接下来的几分钟认真阅读一下这一节的内容吧： 如何处理信件？ 你是否每天都会收到成堆的邮递信件，真正有用的却总是少之又少？保险公司推出了新险种会给你寄详细介绍，出版社每个月会给你寄来试读杂志，各种各样的调查问卷也络绎不绝地飞到你的信箱里。尽管越来越多的公司已经转用E-mail的形式来进行产品宣传，但传统的邮递广告仍然在很大程度上困扰着我们。毕竟，要想从中找出重要的信件，我们就不得不从头到尾把这些信息浏览一遍。这难道不是一项极其费时费力的工作吗？ 是时候为这些洪水般的信件筑造一道堤坝了！在下次浏览信件的时候，请你顺便筛选出无用的垃圾广告，把这些公司的回邮地址收集起来。然后找一段空闲的时间给他们一一回信，坚定而有礼貌地拒绝对方的宣传。通常情况下，营销人员在收到这种信件之后都会把你的名字从收件人的名单中删除，因为既然已经确定你不是自己的潜在顾客，他们就自然没有必要再浪费自己的宣传资料和邮寄费用了。这样一来，你的收件箱就会渐渐变得"干净"起来：经实验证明，这个办法能够有效减少70%的垃圾信件。
正文 第60节：自我管理(20)
那其余的信件该怎么办呢？请看以下几条小建议： ?每天都用一段固定的时间来处理当天的所有来信。
?坚持收集垃圾信件寄信人的回邮地址，每隔一段时间就按照上述做法回绝一部分来信。
?改掉优柔寡断的毛病，不要再反复打量自己收到的信件。每封信件都只拿在手上看一遍，然后马上根据其内容决定相应的处理方式：直接扔掉？委托他人处理？还是亲自上阵？ ?如果决定亲自处理，那就请你记"KISS原则"：Keep It Short and Simple！言简意赅！除了尽可能精简回信的内容以外，你还要根据具体情况选择不同的回信方式：有时只需在原信上直接插入批注，有时只需回复一张手写的便笺，有时必须将回信内容输入电脑、打印出来，然后亲笔签名，有时可以用传真或者E-mail，有时根本不用书面回复，只要给对方回个电话就可以…… 如何处理报纸杂志？ 处理信件的办法当然也适用于报纸和杂志：你应该在这些小事上尽可能 "吝惜"自己的宝贵时间。当秘书在你工作的时候送进来一份报纸或是一本杂志，你是否会忍不住翻看起来？还安慰自己："我只是简单地浏览一下而已，很快就看完。"但是，这恰恰就是我们最常犯的错误，绝大部分的工作就是因此被打断的。所以，最直接的办法就是暂时把这些诱惑放在一边，继续手头的工作。除此之外，我还有更加具体的建议： ?将每天收到的报纸和杂志放在一起，安排出一段固定的时间来进行通读。不要让原本十分有意义的阅读成为你的工作干扰。
?不要毫无重点地仔细阅读每一篇文章，而应该有意识地选出一些你真正感兴趣的或是对你有实际帮助的内容，在相应的页面上做好标注，然后请自己的秘书在稍后的时间里将这些内容复印下来，分门别类地整理好。这样，你就可以轻轻松松地得到一本专门为自己"定制"的杂志了。此外，如果你发现某份报纸或者杂志的内容经常不合自己的心意，那就请尽快退订吧！
?你可以在出门的时候随身携带当天的复印资料，以此消磨无聊的等待时间。
?经常和同事们交流阅读的心得，了解彼此的阅读兴趣和偏好。每当看到某位同事可能会感兴趣的内容时，就请秘书也为他准备一份复印件。长此以往，同事之间就会形成一个信息交流的网络，大家都会从中受益。
总而言之，请你将有限的时间投注在精选的复印集上。这种做法无疑要比全篇阅读所有文章要明智得多。
简明扼要 如果条件允许的话，请你尽量在阅读的同时养成记笔记的习惯。而且，这些笔记的内容同样应该以简明扼要为主，例如原文的重点词、中心句、基本思想脉络、你从中得到的心得体会等等。这样一来，你就可以用最少的时间提炼出最精华的内容。
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此外，如果你对文章摘要感兴趣的话，互联网上就有许多名人名家的经典文摘，其中也不乏时间管理和职业规划建议方面的内容。
快速阅读：更高效地获取信息 在许多人的概念当中，既要快速阅读又不想影响理解几乎是不可能的。但这其实是一个很大的误区。事实上，只要掌握了合适的技巧，你、我、任何一个人都能够做到这点！但请你注意，提高阅读速度的目的并不仅仅是为了更快地处理文件、会议记录或专业文章。我们之所以羡慕那些拥有快速阅读能力的人，更多是因为他们能够在提高阅读速度的同时理解和吸收更多的信息。如果说这些高效阅读的人有什么秘诀的话，那就应该是注意力的高度集中，以此来减少视线在文章的字里行间来回跳跃的频率，以及反复阅读同一句子的次数。
其实，快速阅读的技巧并不难掌握。你只需要稍微改变一下原有的阅读习惯就可以显著提高自己的阅读效率： ?尽量避免重复阅读已经看过的内容。即使暂时看不懂，你也可以直接往下读，因为通过上下文之间的联系，我们通常都可以得到正确的整体理解。此外，不要让视线无意识地在行与行之间不断地跳跃。
?尽量选择默读的方式，即使是在脑中默念读到的内容也不行。因为，声音效果通常会比单感官的阅读更能吸引我们的注意力，并因此大大降低阅读速度。这也就是说，排除了听觉的干扰，你的眼睛就自然能够在更短的时间里读取更多的信息。
?尝试拓宽自己的视线范围，这也就是说，让自己在同一时间内读到更多的字。你可以为自己设定一个具体的目标，从一次三个字开始，然后增加字数。
?最后，请你在阅读的时候尽可能集中注意力，不要东张西望，也不要耳听八方，只专注在你眼前的文章上。
你是否也想成为一个快速阅读者？那就尽管试一试吧！在初级阶段中，请你不要给自己设立过高的不现实的目标。其次，注意既不要极端地将阅读当做唯一的信息来源，也不要仅仅关注与工作有关的内容。在练习快速阅读的同时，你可以偶尔给自己一些奖励，在合适的时候重新回归到以往的慢速阅读，享受一下自己喜欢的文学作品，感受悠闲的阅读乐趣。如果你更喜欢有声书，就戴上耳机慢慢听吧。
电子阅读怎么读？ 对许多人来说，最痛苦的阅读莫过于在电脑屏幕上看文件了。但是，这其实远没有大家想象的那么糟糕。只要掌握了正确的方法，电子阅读反而能够提供比传统纸介阅读更高的效率。因为，每个人对行间距的感受都不一样，电子版的文档恰恰可以满足不同人在这方面的要求。调节好适合自己的行间距，我们的眼睛就可以更好地聚焦在每一行的文字上，从而自然而然地一次扩大横向的视线范围。除了行间距之外，我们还需要特别注意以下几点：首先，电脑屏幕不宜过亮。否则，我们的眼睛在很短的时间里就会感觉干涩、疲劳；此外，眼睛与屏幕之间的距离也有讲究，最佳距离是50~80厘米；最后，请你坚决抵制高分辨率的诱惑，尽管调高分辨率能够让画面显得更加精致，色彩更加鲜艳，但这种设置的最大缺点就是文字过小，这同样会导致过度用眼的问题。而且，读者还必须费力地将视线聚焦在每一个字上，这种结果显然与我们快速阅读的目的背道而驰。
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网上阅读又该怎么读？ 互联网的世界越来越丰富，网上阅读也随之发展成为人们不可或缺的一个信息来源。说到网络与其他媒体最显著的区别，我们不得不提的就是这两个快捷键：Ctrl C和Ctrl V。通过简单的"复制"和"粘贴"，我们几乎可以将所有网上的内容都存储到自己的硬盘里，留待日后不时之需。但是，尽管这种功能在很大程度上意味着前所未有的便利，但它同时却也是一个最大的陷阱：我们不仅会在不知不觉中收集了过多无用的信息，还会错将电脑硬盘看做自己的大脑，产生了记忆的惰性。这种习惯的直接后果就是电脑越来越满，真正的大脑却记不住任何有用的信息。因此，一个聪明的网上阅读者应该同时扮演猎手和收藏家的角色-在草率地确认储存或打印之前，请你先以猎手的敏锐洞察力来判断一下：你是否确实需要这些信息？它们还有实效性吗？你究竟是否需要为自己收集更多的信息从而增加阅读负担？如果以上问题的答案都是肯定的话，你才可以变成"收藏家"，保存并整理好你认为重要的信息。
除此之外，网上还有一个链接的陷阱。这也就是说，如果你只是毫无意识地随处乱看乱点，就会不知不觉浪费掉许多时间。因此，请你在搜索信息的时候时刻谨记自己的目标，不要迷迷糊糊地掉进这个隐形的陷阱。